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Die Stellenbeschreibung eines Sekretärs umfasst in der heutigen Zeit deutlich mehr Aufgabengebiete, als es noch vor wenigen Jahren der Fall war.
Heutzutage ist der Sekretär viel stärker in die organisatorischen Abläufe eines Unternehmens eingebunden.
Fakten zum Beruf als Sekretär
Sekretariate sind die Dreh- und Angelpunkte für Informationen und Informationsmanagement. Dementsprechend muss die Stellenausschreibung für das eigene Unternehmen stets an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.
Bausteine einer Stellenbeschreibung Sekretär
Um einen geeigneten Sekretär m/w/d einzustellen, muss man die genauen Arbeiten in der Stellenbeschreibung auflisten, die erledigt werden sollen.
Da es sich hier nicht um einen Ausbildungsberuf handelt, wird es sonst schwierig für den Bewerber, seine Qualifikation einschätzen zu können.
1. Bezeichnung der Stellenausschreibung:
Sekretär m/w/d
2. Aufgabengebiete und Funktionen:
Die Aufgabengebiete eines Sekretärs haben sich in den letzten Jahren spürbar gewandelt. Mittlerweile werden die Dienste des Sekretärs in den unterschiedlichsten Bereichen gefordert.
Dementsprechend fallen die Aufgabengebiete einer solchen Fachkraft deutlich breiter aus, als es noch vor kurzem der Fall war.
Die Hauptaufgabengebiete eines Sekretärs sind:
- Allgemeine Büro-/Officeverwaltung
- Administration und Organisation
- Sekratariat für das gesamte Unternehmen
Die Hauptaufgaben im Detail
| Tätigkeit | Beschreibung |
| Allgemeine Büroverwaltung | Ein Sekretär muss die Post bearbeiten, Briefe schreiben, Angebote erstellen, Termine vereinbaren und Telefongespräche entgegennehmen. D.h., die Aufgaben bestehen aus: Verwaltung der Korrespondenz (Eingang/Ausgang/Umlauf), Elektronische Korrespondenz, Schreibtätigkeiten (Korrespondenz/Aktenvermerk/Berichte/Protokolle), Telefondienst (Outbound/Inbound), das Führen der Sekretariatsablage und die Verwaltung vertraulicher Akten. |
| Administration und Organisation | Hier werden Termine vereinbart (Geschäftsführer/Abteilung), Präsentationen vorbereitet, Geschäftsreisen gebucht, Daten aufbereitet und entsprechend dargestellt sowie Arbeitsabläufe organisiert. Sitzungen und Konferenzen werden vorbereitet/begleitet, die Reiseorganisation inkl. Abrechnung wrd getroffen, der Empfang von Besuchern und Gäste muss sichergestellt sein, Büromaterialien und Werbegeschenke sind zu verwalten und zu organisieren. Auch die Erstellung von Präsentationsunterlagen und Folien sowie das Führen von Protokollen bei Sitzungen und Veranstaltungen fällt in das Aufgabengebiet eines Sekretärs. |
| Sekretariat für das gesamte Unternehmen | Ein Sekretär, der für sämtliche Abläufe in einem Unternehmen zuständig ist, muss Daten in das Firmennetzwerk eingeben, damit diese jedem zur Verfügung stehen, Besucher empfangen und diese zu den jeweiligen Abteilungen führen und sich um nahezu jede administratorische Aufgabe kümmern, die keiner Fachabteilung zugewiesen werden kann. Dazu gehören auch die Datenbankpflege, Informationsbeschaffung und Auswertung sowie das anlegen/führen und interpretieren von Statistiken. |
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3. Ziele der Aufgabengebiete
Ein erfolgreicher Sekretär sorgt durch seine Arbeitseinteilung und der in der Stellenbeschreibung geforderten Fachkenntnisse für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen.
Zu den wichtigsten Zielen zählen:
- Strukturierte Arbeitsabläufe im Büroalltag
- Unterstützung der Geschäftsführung im Bereich Berichtswesen, Terminorganisation und Diktat
- Unterstützende Arbeit für Sachbearbeiter
- Versierte Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern in Deutsch und Englisch
- Mitarbeit bei Projekten und Informationsbeschaffung für Mitarbeiter
4. Einsatzgebiete eines Sekretärs
Als Sekretär umfasst das Aufgabengebiet je nach Unternehmen eine große Zahl verschiedener Tätigkeitsbereiche und Aufgaben.
Je nach persönlicher und fachlicher Voraussetzung können hier nach Unternehmen unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt werden.
Einige dieser Schwerpunkte sind:
- Allgemeine Büroverwaltung
- Persönliche Assistenz der Geschäftsleitung
- Allgemeines Sekretariat für das gesamte Unternehmen
- Mitarbeit in verschiedenen Abteilungen in Vertretung
- Ansprechpartner für Kunden/Geschäftspartner/Besucher
5. Fachliche und persönliche Voraussetzungen
Fachliche Voraussetzungen für die Stelle als Sekretär: Hierunter fallen alle Fähigkeiten und persönlichen Fertigkeiten, die eine solche Fachkraft in der Stellenbeschreibung ausweisen muss.
Neben den fachlichen Aspekten fallen dabei vor allem die sozialen Aspekte stark ins Gewicht.
Dies liegt am direkten und häufigen Kunden- und Mitarbeiterkontakt, bei welchem der Sekretär mit seiner sozialen Kompetenz überzeugen muss.
- Gute Rechtschreibkenntnisse
- Sehr gutes Englisch in Wort und Schrift
- Weitere Fremdsprachenkenntnisse vorteilhaft
- Organisationstalent
- Beherrschung aller gängigen Office-Anwendungen
- Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Belastbarkeit und Selbstorganisation
- Persönliche und soziale Kompetenz
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Stellenbeschreibung:
Sie als Sekretär kümmern sich um die alltäglichen Büroarbeiten, verwalten die Korrespondenz, nehmen Telefonate entgegen und erstellen Präsentationen, die den Inhalt kurz und knackig auf den Punkt bringen. Weiterhin sorgen Sie für eine unterbrechungsfreie Terminplanung und organisieren kurzfristig Flüge ins In- und Ausland.
Was wir von Ihnen als Sekretär erwarten:
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- organisiertes und selbstständiges Arbeiten
- sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- einwandfreie Rechtschreibung
- Belastbarkeit
- kjundenorientiertes Arbeiten
Was Sie mitbringen sollten:
- Teamgeist
- Fähigkeit zum spontanen Umdenken
- Freundliches Auftreten
Was Sie von uns erwarten dürfen:
- sehr gutes Arbeitsklima in einem jungen und dynamischen Team
- eine berufliche Herausforderung
- überdurchschnittliches Monatsgehalt
- Bonus- und Sonderzahlungen
- Firmenwagen
Wenn Sie Sich von unserer Stellenbeschreibung angesprochen fühlen, dann zögern Sie nicht länger und senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail oder per Post zu. Fügen Sie bitte das Zeugnis Ihrer Berufsausbildung, sowie einen Lebenslauf und ein Arbeitszeugnis Ihres letzten Arbeitgebers hinzu. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.
Einzelnachweise und Quellen
- Bundesagentur für Arbeit: BERUFENET
- Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung: BERUFE im Spiegel der Statistik
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