Steuererklärung Übernachtungskosten und Übernachtungspauschale

Wieder einmal beschäftigt einen das Thema Steuererklärung und zwar im Zusammenhang mit Geschäftsreisen.

Was sind Übernachtungskosten und Übernachtungspauschale, wie unterscheiden sie sich voneinander und was für steuerliche Vorteile kann mir das verschaffen?

Hierzu soll ein kleiner Überblick in diesem Beitrag verschafft werden.

Was sind Übernachtungskosten und Übernachtungspauschale?

Übernachtungskosten fallen in der Regel bei Geschäftsreisen an. Sie machen meistens einen sehr großen Teil von normalen Reisekosten aus. Diese wird centgenau an den Arbeitgeber steuerfrei zurück erstattet, wenn dieser dies beim Arbeitnehmer beantragt.

Dies ist der Unterschied zur Übernachtungspauschale. Eine Übernachtungspauschale wird dem Arbeitnehmer mit 20,00 € pro Nacht zurück erstattet.

  • Voraussetzung für die tatsächliche Entstehung von Übernachtungskosten oder einer Übernachtungspauschale ist, dass der Arbeitnehmer aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit mehr als 24 Stunden von seinem tatsächlichen Wohnort entfernt für seinen Arbeitgeber tätig sein muss. Außerdem muss ausgeschlossen sein, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keine vergünstigte Variante zur Unterbringung verschaffen kann.

Wie sind diese Kosten absetzbar?

Man hat generell die Möglichkeit, sich die Kosten über die Übernachtungspauschale erstatten zu lassen oder aber auch die tatsächlichen Übernachtungskosten. Der Arbeitgeber kann diese Übernachtungskosten bei der Steuer als Betriebsausgaben absetzen. Wenn der Arbeitnehmer sich aber die Übernachtungskosten erstatten lässt, kann er diese bei seiner eigenen Steuererklärung als Werbungskosten absetzen lassen.

Es kann auch der Fall eintreten, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Pauschale von 20,00 € pro Nacht erstattet und der Arbeitnehmer aber höhere Ausgaben hatte. Dann hat er die Möglichkeit, die Differenz - auch als Werbungskosten - bei seiner Steuererklärung abzusetzen.

Der Arbeitgeber kann nämlich generell nur die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten in seiner Steuererklärung angeben. Früher konnte der Arbeitgeber diese Kosten auch anhand einer Pauschale angeben, doch dies hat der Staat seit dem Jahre 2008 abgeschafft und es ist für diesen nicht mehr möglich, Übernachtungspauschalen seiner Arbeitnehmer bei der Einkommenssteuererklärung in Ansatz zu bringen.

  • Alle Kosten und Aufwendungen müssen sowohl von Arbeitgeber als auch von dem Arbeitnehmer durch Quittungen und Rechnungen oder Belege belegt werden, sonst erkennt das Finanzamt diese Aufwendungen nicht an und sie lassen sich nicht absetzen.

Ebenso können Arbeitnehmer Kosten für Verpflegung steuerlich geltend machen. Dies geschieht in Form von Werbungskosten gegenüber dem Finanzamt. Hier gibt es allerdings keine Pauschale, die man wie bei den Übernachtungskosten ansetzen kann.

Grundsätzlich kann man sich als Arbeitnehmer seine Kosten also entweder durch den Arbeitgeber oder aber auch durch die Steuererklärung zurückholen.

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