Spesenabrechnung erstellen

Auf einer Dienstreise entstehen stets nicht vermeidbare Kosten, die als Spesen bezeichnet werden.

Auf diesen Spesen bleibt der Arbeitnehmer selbstverständlich nicht sitzen, sondern kann sie gegenüber seinem Arbeitgeber oder über die Steuererklärung geltend machen.

Allerdings ist es unverzichtbar, bei der Spesenabrechnung exakt zu arbeiten.

Warum muss man bei der Spesenabrechnung exakt arbeiten?

Es gibt kein Gesetz, dass die entsprechenden Abrechnungen regelt. Wie mit Spesen umzugehen ist, entscheiden also:

  • der geltende Arbeitsvertrag
  • der Tarifvertrag
  • die Betriebsvereinbarung
  • die aktuelle Rechtsprechung.

Insbesondere dem letzten Punkt muss Aufmerksamkeit geschenkt werden. Die aktuellen Richtersprüche sagen nämlich zweierlei: Zum einen muss der Arbeitgeber die Spesen bei einer fehlerhaften Abrechnung nicht bezahlen. Zum anderen ist eine überhöhte Spesenabrechnung ein anerkannter Grund für eine fristlose Kündigung.

Welche Spesen dürfen bei der Abrechnung geltend gemacht werden?

Generell gilt, dass alle unausweichlichen Kosten, die im Rahmen einer Dienstreise geschehen, geltend gemacht werden dürfen.

Hierzu zählen beispielsweise:

  • Beförderungskosten
  • Aufwendungen für Verpflegung
  • Ausgaben für die Unterbringung
  • Kosten für die Teilnahme an kostenpflichtigen Veranstaltungen

Entsprechend sollten alle Belege sorgsam gesammelt werden.

  • Viele Firmen haben ein Standardformular für die Abrechnung, das gemeinsam mit den Belegen eingereicht werden soll.

Es macht auf jeden Fall Sinn, sich nach einem entsprechenden Dokument zu erkundigen, vereinfacht es die Abrechnung doch erheblich.

  • Natürlich kann der Arbeitgeber die Spesen auch anders bezahlen bzw. ihnen aus dem Weg gehen. Absolviert man die Dienstreise beispielsweise mit dem Firmenwagen, so darf man selbstverständlich keine Beförderungskosten geltend machen. Wohnt man in einer Firmenwohnung oder darf man sich kostenlos in einer Kantine verpflegen, so fallen diese Aufwendungen weg.

Auswirkung der Spesenabrechnung auf Steuererklärung des Arbeitgebers

Die Spesen sind eine steuerfreie Überweisung des Arbeitgebers, da man entsprechend in Vorleistung getreten ist. Um dies dem Finanzamt aber auch deutlich zu machen, ist es unverzichtbar, die Abrechnung der Steuererklärung als Anhang beizulegen.

Wie kann die Steuererklärung als Spesenabrechnung genutzt werden?

Alternativ kann die Abrechnung auch über die Steuererklärung erstellt werden. Es handelt sich im diesen Fall um Werbungskosten.

Anstelle einer exakten Abrechnung können Pauschalbeträge genutzt werden.

Diese gliedern sich in zwei Themengebiete:

  • Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsort
  • und Verpflegung.

Für die Dauer der Abwesenheit gelten für das Inland die folgenden Sätze: Für acht bis 24 Stunden dürfen zwölf Euro abgezogen werden, für mindestens 24 Stunden kann man 24 Euro veranschlagen und für eine Übernachtung gibt es eine Pauschale von 20 Euro.

  • Das Finanzamt akzeptiert solche Abzüge aber nur, wenn man tatsächlich abwesend war. Man sollte deshalb schon die Heimatstadt verlassen haben.

Eine exakte Abrechnung hat in der Regel keinen Sinn, weil das Finanzamt den sogenannten Verpflegungsmehraufwand (die Summe, die über den Pauschalbeträgen liegt) nicht anerkennt.

Für Reisen ins Ausland gelten andere Sätze. Diese können der entsprechenden Ländertabelle entnommen werden, die beim Finanzamt angefragt werden kann.

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