Als der Mindestlohn eingeführt worden ist, hat der Gesetzgeber auch Regelungen zur Aufzeichnungspflicht erlassen. Sie wird häufig auch als Dokumentationspflicht bezeichnet. Hintergrund für die neuen Regeln ist das Bestreben, die Schwarzarbeit einzudämmen.

Die Rechtsgrundlage für diese Pflicht bilden § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) sowie § 16 Abs 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG).

Aufzeichnungspflicht für die Arbeitszeit

Laut der Regeln des Mindestlohngesetzes ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, bestimmte Daten bezüglich der täglichen Arbeitszeit seiner Mitarbeiter aufzuzeichnen. Dazu gehören vor allem:

  • Beginn der Arbeitszeit
  • Dauer der Arbeitszeit
  • Ende der Arbeitszeit

Weiterführende oder detailliertere Aufzeichnungen (etwa zum Ort der Tätigkeit oder zu speziellen Arbeitsvorgängen) sind nicht notwendig. Auch Pausen müssen nicht extra erfasst werden, da sie nicht zur Arbeitszeit gehören.

In welcher Form der Arbeitgeber dieser Pflicht nachkommt, ist nicht festgelegt. Er kann sie also in Papierform, mithilfe von Computertabellen oder mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem festhalten. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer müssen die Aufzeichnung mit ihrer Unterschrift bestätigen. Allerdings muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Aufzeichnungen korrekt sind.

Der Arbeitgeber muss die entsprechenden Daten spätestens eine Woche nach dem Tag der Erbringung der Arbeitsleistung vornehmen. Dieser Aufzeichnungspflicht unterliegen übrigens nur diejenigen Arbeitgeber, deren Unternehmen in einer der nachfolgend genannten Branchen beheimatet ist:

  • Baugewerbe
  • Hotel- und Gaststättengewerbe
  • Personenbeförderung
  • Logistikunternehmen
  • Transport und Speditionsgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Gebäudereinigung
  • Forstwirtschaft
  • Fleischwirtschaft
  • Messe- und Ausstellungsbau
  • Vor allem in den genannten Branchen kommt es immer wieder zu Vergehen im Bereich der Schwarzarbeit. Aus diesem Grund wird die Aufzeichnungspflicht der Arbeitgeber in diesen Branchen von den zuständigen Behörden (z. B. Zoll, Finanzamt, Gewerbeaufsichtsamt) besonders konsequent kontrolliert und überwacht.

Da in den aufgeführten Branchen auch unangemeldete Kontrollen (z. B. in Form einer Razzia) stattfinden können, ist der Arbeitgeber verpflichtet, seine Arbeitszeit-Aufzeichnungen jederzeit griffbereit zu haben.

Die Aufzeichnungspflicht gemäß der MiLoAufzV

Unter der MiLoAufzV versteht man die Mindestlohnaufzeichnungsverordnung, in der eine Vereinfachung der Aufzeichnungspflicht geregelt ist.

Der Arbeitgeber muss bei Mitarbeitern, die einer ausschließlich mobilen Tätigkeit nachgehen, denen keine konkrete Arbeitszeit vorgegeben ist oder die ihre Arbeitszeit selbstverantwortlich regeln, lediglich die Dauer der täglichen Arbeitszeit festhalten, nicht aber den Beginn und das Ende.

Aufzeichnungspflicht beim Minijob?

Neben der Arbeitszeit normaler Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber auch die Daten von Minijobbern festhalten. Hier besteht die Besonderheit, dass diese Aufzeichnungspflicht nicht nur Arbeitgeber in den oben genannten Branchen haben, sondern jeder Unternehmer, der Minijobber beschäftigt.

Dies ist in § 2 a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) geregelt.

Zu beachten sind die Ausnahmen für Familienangehörige, die im Unternehmen einen Minijob haben. Für sie gilt laut Gesetzgeber keine Aufzeichnungspflicht.

Aufzeichnungspflicht für Familienangehörige

Die neue Gesetzgebung hat auch die Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeiten geregelt, die von Familienangehörigen erbracht wird.

Bei bestimmten Rechtsformen des Arbeitgebers (GmbH, KG) kommt es vor allem auf die Beziehung oder den Verwandtschaftsgrad zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer an. Unter bestimmten Voraussetzungen wird hier auf die Aufzeichnungspflicht verzichtet.


Quellen

Mindestlohngesetz (MiLoG) § 17 »
Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 16 »
Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) § 2a »
Hellert, Ulrike: Arbeitszeitmodelle der Zukunft: Arbeitszeiten flexibel und attraktiv gestalten »


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