Das Führen eines handschriftlichen Fahrtenbuchs ist extrem umständlich, weil auch der buchhalterische Aufwand immens ist. Jede einzelne fahrt muss erfasst und in der Buchhaltung vermerkt werden. Demgegenüber ist ein elektronisches Fahrtenbuch wesentlich einfacher zu handhaben und macht nicht so viel Mühe.

Die Rechtsgrundlage für die steuerrechtliche Notwendigkeit eines Fahrtenbuches ist § 6 Einkommenssteuergesetz (EStG).

Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?

Dank modernster Technik lässt sich ein elektronisches Fahrtenbuch sehr einfach führen. Die im Fahrzeug installierten Geräte besitzen eine Schnittstelle, über die sie mit einem Smartphone, Tablet-Pc oder Computer verbunden werden können.

Jede Fahrt wird durch Satelliten-Technologie genauestens erfasst. Es werden alle wichtigen Informationen gespeichert, etwa:

  • Datum
  • Uhrzeit (Beginn und Ende der Fahrt)
  • Ausgangspunkt
  • Zielort
  • Strecke in Kilometern

Alle diese Daten werden nach jeder Fahrt via Schnittstelle an das entsprechende Endgerät weitergeleitet. Der Fahrer selbst muss lediglich angeben, ob es sich um eine dienstliche Fahrt gehandelt hat oder ob das Fahrzeug privat genutzt wurde.

Wenn in der Einkommenssteuererklärung Fahrtkosten geltend gemacht werden sollen, muss man die entsprechenden Berichte aus der Fahrtenbuch-App einfach ausdrucken und kann sie zusammen mit anderen Unterlagen bei der Finanzbehörde einreichen.

Wann wird ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt?

Damit ein elektronisches Fahrtenbuch steuerrechtlich genutzt werden kann und vom Finanzamt anerkannt wird, müssen die eingereichten Fahrtenbuch-Berichte neben den bereits erwähnten Informationen noch folgende Angaben enthalten:

  • amtliches Kfz-Kennzeichen
  • Berichtszeitraum
  • Ansprechpartner
  • Anlass der Fahrt

Wer ein elektronisches Fahrtenbuch für seine Steuererklärung verwenden möchte muss beim Kauf sicherstellen, dass das Fahrtenbuch manipulationssicher ist, dass die Ausdrucke schreibgeschützt sind und dass die Geräte selbst oder das Endgerät die Möglichkeit bieten, die Berichte mindestens 10 Jahre zu speichern.

Die Vorteile des elektronischen Fahrtenbuches

Die Vorteile, die ein elektronisches Fahrtenbuch bietet, sind unwiderlegbar. Die Geräte sind nicht nur sehr leicht in ein Fahrzeug einzubauen, sie lassen sich auch leicht auslesen. Der Fahrer selbst hat fast keine Arbeit, denn er muss lediglich den Anlass der Fahrt angeben. Viele dieser Fahrtenbücher verfügen über selbstlernende Software.

  • Werden bestimmte Fahrten häufiger durchgeführt, erkennt dies ein elektronisches Fahrtenbuch und macht entsprechende Vorschläge beim Festlegen der Fahrt.

Quellen

Hartmann, Rainer / Sprenger, Andreas: Reisekosten 2017 - inkl. Arbeitshilfen online »


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