Aufgaben Dokumentation

Wer einen Vorgang im Geschäftsleben oder im Privatbereich dokumentieren möchte, muss dazu alle Aktivitäten durch Belege festhalten, die damit in Zusammenhang stehen.

Bei Firmen, die ein Produkt herstellen, muss vom Einkauf der Rohstoffe bis zur Lieferung des Endproduktes an den Kunden jeder Schritt nachvollziehbar sein.

Warum ist eine Dokumentation erforderlich?

Wer ein Produkt herstellt und in Umlauf bringt, ist dafür verantwortlich, dass es keinen Schaden anrichtet. Kommt es doch zu Unfällen oder Schäden durch oder mit dem Produkt, sollte der Hersteller in der Lage sein, lückenlos nachzuweisen, dass es mit größtmöglicher Sorgfalt hergestellt wurde.

Das beginnt mit der Dokumentation des Rohstoffeinkaufs, der durch Zertifikate des Lieferanten belegbar sein muss und zieht sich durch den kompletten Herstellungsprozess.

In vielen Bereichen werden in Zwischenstadien der Herstellung Rückstellmuster entnommen, um jederzeit nachweisen zu können, dass jeder einzelne Schritt fehlerfrei abgewickelt wurde. Bei anderen Artikeln reicht auch eine schriftliche Dokumentation über die Herstellung aus.

Dokumentation im Privatbereich

Jeder, der einen Lebenslauf für eine Bewerbung erstellt, dokumentiert damit sein bisheriges Leben, um es für einen potenziellen Arbeitgeber nachvollziehbar zu machen. Deshalb ist es wichtig, alle persönlichen Unterlagen, wie etwa

  • Geburtsurkunde,
  • Heiratsurkunde,
  • Abschlusszeugnisse von Schulen und Universitäten und
  • Arbeitszeugnisse,

sorgfältig und möglichst chronologisch geordnet aufzubewahren.

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