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In jeder Firma gibt es einen Postein- und Ausgang. Die täglich eintreffenden und ausgehenden Briefe können unübersichtlich werden, wenn man den Schriftverkehr nicht zu koordinieren weiß. Daher ist es ratsam, Mitarbeiter auf diese Tätigkeit zu spezialisieren, da dieser Bereich ein elementarer Bestandteil der Kommunikation ist.
Inhaltsverzeichnis:
Was ist der Schriftverkehr?
Das Wort 'Verkehr' sagt es bereits: Alle Briefe, die von und für Geschäftspartner vorliegen, dienen der Interaktion mit dem Unternehmen.
Dies Schriftstücke können unterschiedlichster Art sein und bedürfen pflichtbewusster Behandlung, und zwar jeder einzelne Informationsträger.
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Briefwechsel - wichtig zu wissen
Die Schreiben können unterschiedlichster Art sein, zum Beispiel
- Mahnungen an säumige Kunden,
- unverbindliche Angebote,
- Anfragen der (zukünftigen) Geschäftspartner und
- viele weitere mehr.
Um keine Stücke durcheinander zu bringen, werden die Mitteilungen geordnet, meist nach Namen oder Kundennummer.
Die schriftliche Kommunikation lenken - so funktioniert es
Der Schriftverkehr sollte stets am Laufen gehalten werden. Für die oben genannten Beispiele bedeutet das:
Mahnungen sollten termingerecht versendet werden, Anfragen und Angebote bedürfen einer umfangreichen Antwort oder Beschreibung, die alle Informationen um ein Produkt oder eine Dienstleistung enthält.
Jeder Brief sollte schnellstmöglich in den Schriftverkehr einfließen (Datum beachten), um den Kontaktpartner die Seriosität des eigenen Unternehmens zu verdeutlichen. Freundlichkeit ist selbstverständlich.
Einzelnachweise & Quellen
- Bundesagentur für Arbeit: Fachmann/-frau - Bürokommunikation →
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