Stellenbeschreibung Bürokauffrau

Das Tätigkeitsfeld einer Bürokauffrau ist sehr vielfältig, da Bürokauffrauen in fast allen Branchen anzutreffen sind und deshalb auch immer wieder andere Aufgabenbereiche erfüllen.

Deshalb sollte eine Stellenbeschreibung exakt die Informationen beinhalten, die das Interesse einer potenziellen Bewerberin wecken.

Bausteine einer Stellenbeschreibung Bürokauffrau

Um eine passende Mitarbeiterin zu finden, sollten die einzelnen Verantwortungsbereiche so genau wie möglich in der Stellenbeschreibung aufgeführt werden.

Fakten zum Beruf der Bürokauffrau

Bürokauffrauen absolvieren in der Regel eine dreijährige Ausbildung, die sich in eine betriebliche und eine schulische Ausbildung gliedert.

Es handelt sich in Deutschland um den einzigen Beruf, dessen Abschlussprüfung man entweder bei der Handwerkskammer (HWK) oder bei der Industrie- und Handwerkskammer (IHK) ablegen kann.

Als ausgebildete Bürokauffrau kann man als Weiterbildungsmöglichkeit eine höhere kaufmännische Qualifikation (z. B. zur Fachkauffrau, Fachwirtin oder Betriebswirtin) erwerben.

Bezeichnung der Stellenausschreibung

Bürokauffrau

Aufgabengebiete und Funktionen

Grundsätzlich kann die Tätigkeit sowie die Stellenbeschreibung von Unternehmen zu Unternehmen variieren.

Die Hauptaufgabengebiete einer Bürokauffrau sind:

  • Auftrags- und Rechnungsbearbeitung
  • Lagerwirtschaft
  • Personalwirtschaft
  • Betriebliches Rechnungswesen
  • Bürowirtschaft und Organisation

Die Hauptaufgaben im Detail

TätigkeitBeschreibung
Auftrags und RechnungsbearbeitungDie Bürokaufleute dieser Abteilung überwachen beispielsweise die Zahlungs- und Liefertermine. Aufträge werden eigenständig entgegengenommen und bearbeitet.Treffen Anfragen in einem Unternehmen ein, werden diese mit einem Angebot beantwortet. Grundsätzlich kontrollieren Bürokaufleute die Eingangsrechnungen und erstellen die Ausgangsrechnungen. Danach werden häufig Zahlungen veranlasst.
LagerwirtschaftWas in keiner Stellenbeschreibung fehlen darf, ist die Kontrolle der Lagerkosten und der Lagerbestände.Liefertermin werden ebenso überwacht, wie der Wareneingang. Bestehen Mängel, werden diese reklamiert. Teilweise wird Ware ein und wieder ausgelagert.
PersonalwirtschaftHier hat eine Bürokauffrau die Personalakten zu führen ebenso die Arbeits- sowie Fehlzeiten zu erfassen.Weitere Tätigkeiten sind die Mitwirkung bei der Erstellung der Entgeltabrechnung, sowie bei Abfuhr der Sozialabgaben und Steuern.Im Bereich Personalplanung werden Schichtpläne erstellt und der Personalbedarf ermittelt.Kommt es zur Einstellung von neuen Mitarbeitern, werden Arbeitsverträge erstellt. Nach dem Ausscheiden der Mitarbeiter, müssen Arbeits- und Verdienstbescheinigungen ausgestellt werden.
Betriebliches RechnungswesenArbeitet eine Bürokauffrau laut Stellenbeschreibung im Rechnungswesen, sollte das sachgerechte Erfassen von Belegen und deren Buchung definitiv in einer Ausschreibung enthalten sein.Zusätzlich müssen Bürokaufleute hier die entstehenden Kosten dokumentieren und die zugehörigen Geschäftsvorgänge buchen.Unter Anleitung eines Vorgesetzten werden Kalkulationen durchgeführt, aufgrund derer dann ein Finanzbedarf für weitere betriebliche Vorgänge entsteht. Zur Überwachung der Geldmittel muss die Kostenentwicklung verfolgt werden.
Bürowirtschaft und OrganisationBürokaufleute sollten auf jeden Fall den verwaltungstechnischen und innerbetrieblichen Schriftverkehr erledigen. Bei Sitzungen werden von der jeweiligen Mitarbeiterin Protokolle angelegt.Bei Besprechungen und Telefonaten ist es notwendig, entsprechende Notizen zu erstellen und diese an passender Stelle zu hinterlegen.Laut Stellenbeschreibung gehören auch der Schriftverkehr mit Kunden und anderen Institutionen außerhalb des Betriebes zu den üblichen Aufgaben. Weiterhin müssen Dienstpläne und Organigramme erstellt werden.Für andere Abteilungen werden Daten eingeholt, erfasst und aufbereitet. Zusätzlich werden Zwischenbilanzen erstellt, Schriftsätze unterschiedlicher Zwecke angefertigt und Berichte, sowie Aufstellungen geschrieben, um diese den anderen Abteilungen und Vorgesetzten verfügbar zu machen.

Ziele der Aufgabengebiete

Sämtliche Tätigkeiten, die eine Bürokauffrau ausführt, sollen zu gewissen Zielen innerhalb ihres Berufsfeldes führen.

Zu den Zielen zählen:

  • betriebliche Zusammenhänge erfassen, Arbeitsabläufe überblicken und die Auswirkungen der Tätigkeiten auf andere Funktionsbereiche erkennen können
  • eine breite kaufmännische Fachkompetenz
  • eine sichere Handhabung moderner Bürokommunikationstechniken
  • die Datenverarbeitung für kaufmännische Anwendungen
  • die Entwicklung methodischer und sozialer Kompetenzen

Einsatzgebiete der Bürokauffrau

Die Bürokauffrau wird in Betrieben verschiedener Wirtschaftszweige und Branchen eingesetzt und hat somit auch zahlreiche unterschiedliche Einsatzgebiete.

Zu diesen Einsatzgebieten zählen:

  • Personalverwaltung und Entgeltabrechnung
  • Buchführung und Kostenrechnung
  • Auftrags- und Rechnungsbearbeitung
  • Lagerhaltung

Fachliche und persönliche Voraussetzungen

Um den Beruf der Bürokauffrau auszuüben, bedarf es persönlicher, sozialer, fachlicher und organisatorischer Kompetenzen.

Einige dieser Kompetenzen werden in der dreijährigen Ausbildung vermittelt, während andere schon vor der Ausbildung vorhanden sein sollten.

Persönliche Kompetenzen sind:

  • eine sorgfältige, systematische, planvolle Arbeitsweise
  • Ordnungssinn
  • Belastbarkeit
  • Flexibilität
  • Kommunikationsstärke
  • Geschick im Umgang mit Menschen
  • Konfliktfähigkeit
  • Verantwortungsbewusstsein
  • Organisationstalent
  • Teamfähigkeit
  • eine selbständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise

Fachliche Kompetenzen sind:

  • ein durchschnittlich intellektuelles Leistungsvermögen (ein mittlerer Bildungsabschluss ist von Vorteil)
  • ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
  • ein gutes Zahlenverständnis
  • Abstraktionsvermögen
  • die Fähigkeit, kaufmännisch zu denken
  • mind. durchschnittliche Mathematikkenntnisse

Muster einer Stellenanzeige für eine Bürokauffrau

Stellenbeschreibung

Die IGZ GmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n:Bürokauffrau/mann für den Bereich Customer Care.Wir, die IGZ GmbH, sind ein mittelständisches Unternehmen mit einem gesunden Wachstum, welches sich seit mehr als 10 Jahren ununterbrochen abzeichnet. Unsere 1999 gegründete Firma arbeitet im Bereich Inhouse Personallösungen und betreut Kunden im gesamten Bundesgebiet. Zu unseren Kernkompetenzen gehören die kontinuierliche Fortbildung von Mitarbeitern, sowie die Optimierung der internen Abläufe in den Betrieben unserer Kunden. Zu Verstärkung unseres Teams suchen wir motivierte Mitarbeiter, die uns in den verschiedensten Bereichen unterstützen. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann lesen Sie bitte weiter.
Was wir von unseren Mitarbeitern erwarten:
Um unseren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten, arbeiten wir ausschließlich mit motivierten Mitarbeitern, denen ihre Arbeit Freude bereitet, die eine positive Ausstrahlung haben und die auch in anstrengenden Situationen wissen, wie man sich freundlich und kompetent dem Kunden und seinen Kollegen gegenüber verhält. Bei uns zählt nur eins: Das Team.
Was wir von Ihnen erwarten:
  • Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokauffrau/mann
  • Kenntnisse im Bereich der Personalwirtschaft wären wünschenswert, sind aber keine Voraussetzung
  • Ein Höchstmaß an Motivation
  • Englisch und Wort und Schrift
  • Sauberes und gepflegtes Auftreten
  • Zielstrebiges und lösungsorientiertes Arbeiten
  • Führerschein Klasse B
Was Sie von uns erwarten dürfen:
  • Einen sicheren und zukunftsorientierten Arbeitsplatz
  • Positive Work - Life - Balance
  • Ein freundliches Umfeld und Arbeiten in einem tollen Team
  • Ein überdurchschnittliches Gehalt
  • Provisionszahlungen zu jedem Quartalsende
  • Firmenwagen
  • Eigenverantwortliches Arbeiten bei gleichzeitigem Teamwork
  • Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
  • Eine umfassende Einarbeitung und anschließende Betreuung durch den Teamleiter
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bitte per E-Mail oder per Post, unter Angabe Ihres Gehaltswunsches und frühstmöglichen Arbeitsbeginns zu. Wir benötigen Ihren Ausbildungsnachweise zur/zum Bürokauffrau/mann, sowie einen Lebenslauf und Ihre Zeugnisse. Danach werden wir uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen. IGZ GmbH Produktionsstraße 3 55555 Produktionshausen info@igz-produktion.de

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