Stellenbeschreibung Bürokraft

Die Bürokraft arbeitet im kaufmännischen Bereich und gilt allgemein als Allrounder für diverse Tätigkeiten, wie Telefondienst, Schreibarbeiten, Postbearbeitung, Auftragsbearbeitung und Terminplanung. Die Bezeichnung Bürokraft steht nicht für einen Ausbildungsberuf.

Fakten zur Bürokraft

Um als Bürokraft zu arbeiten, benötigt man keine Ausbildung. Bei den Arbeiten, die hier verrichtet werden müssen, handelt es sich insgesamt um Anlerntätigkeiten. Durch eine längere Betriebszugehörigkeit kann eine Bürokraft allerdings tiefgreifende Kenntnisse in ihrem Einsatzgebiet erlangen.

Bausteine einer Stellenbeschreibung Bürokraft

Um eine geeignete Bürokraft einzustellen, muss man die genauen Arbeiten in der Stellenbeschreibung auflisten, die erledigt werden sollen. Da es sich hier nicht um einen Ausbildungsberuf handelt, wird es sonst schwierig für den Bewerber, seine Qualifikation einschätzen zu können.

1. Bezeichnung der Stellenbeschreibung

Bürokraft m/w

2. Aufgabengebiete und Funktionen

Eine Bürokraft wird meistens für viele verschiedene Arbeiten eingesetzt. So kann sie Hauptsächlich am Telefon oder aber auch in der Bearbeitung von Akten einer Tätigkeit nachgehen.

Die Hauptaufgabengebiete einer Bürokraft sind:

  • Telefongespräche annehmen und weiterleiten
  • Sachbearbeitung von Vorgängen im Büro
  • Postbearbeitung
  • Terminplanung
  • Arbeiten in der Registratur
  • Arbeiten in der Datenerfassung

Die Hauptaufgaben im Detail

TätigkeitBeschreibung
Telefongespräche annehmen und weiterleitenDie Kraft für das Büro verwaltet die Telefonzentrale, nimmt Gespräche entgegen und leitet diese an die entsprechenden Abteilungen weiter. Zu wichtigen Gesprächen werden Gesprächsnotizen angefertigt.
Sachbearbeitung von Vorgängen im BüroJeder Vorgang in einem Unternehmen wird meistens schriftlich festgehalten. Alle Aufzeichnungen müssen durch die Bürokraft sortiert und dann abgeheftet werden.
PostbearbeitungDie Bürokraft schreibt Briefe nach Diktat oder fertigt diese aus Textbausteinen an. Hierbei achtet sie besonders auf einwandfreie Rechtschreibung und den exakten Wortlaut der Vorlagen. Die Post wird ebenfalls ausreichend frankiert und dann bei der Post abgegeben.
TerminplanungDie kaufmännische Kraft vereinbart Termine für die weiteren Mitarbeiter im Büro, nimmt Terminwünsche entgegen und bestätigt diese schriftlich oder ebenfalls per Telefon. Die Termine werden in einem entsprechenden Programm am PC eingetragen, so dass jeder sie einsehen kann. Terminänderungen der Kollegen werden hierbei ebenso berücksichtigt, wie Urlaubs- und Krankheitsausfälle.
Arbeiten in der DatenerfassungIn vielen Büros ist es notwendig, dass bestimmte Daten zur Auswertung oder zur Ansicht in einen PC eingegeben werden. Diese Aufgaben erledigt eine kaufmännsiche Kraft ebenfalls und sorgt für die Pflege und Nachhaltigkeit der Daten.

3. Ziele der Aufgabengebiete

Die Arbeit der Bürokraft hat viele Zielsetzungen.

Zu den wichtigsten Zielen zählen:

  • Geordneter Tagesablauf im Büro
  • Reibungslose Einhaltung von Terminen
  • Transparente Korrespondenz mit Kunden und Mitarbeitern
  • Übersichtliche Verwaltung von Daten

4. Einsatzgebiete der Bürokraft

Eine Bürokraft kann in vielen verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt werden und durchläuft somit einige Positionen.

Zu den Positionen gehören:

  • Telefonzentrale
  • Auftragsbearbeitung
  • Einkauf
  • Verkauf
  • Sekretariat

5. Fachliche und persönliche Voraussetzungen

Eine Bürokraft benötigt trotz der nicht zwingend vorhandenen Ausbildung zahlreiche fachliche und persönliche Kompetenzen.

Persönliche Kompetenzen sind:

  • Belastbarkeit
  • Organisationstalent
  • Zuverlässigkeit
  • der Wille, täglich etwas Neues zu lernen
  • Kommunikationsfähigkeit

Fachliche Kompetenzen sind:

  • PC Kenntnisse
  • Bedienung der Telefonanlage
  • Bedienung der Geräte im Büro (Kopierer, Schredder usw.)
  • Deutsch in Wort und Schrift

Muster einer Stellenausschreibung für eine Bürokraft

Stellenbeschreibung

Für unser Außenbüro in Köln Kalk suchen wir, die All-In-One AG, eine hilfsbereite und zuverlässige Bürokraft m/w um unser Team zu entlasten. Wir beraten unsere Kunden größtenteils per Telefon und versenden dann entsprechendes Infomaterial per Post. Unser Team konnte in den letzten Jahren einen starken Umsatzzuwachs erwirtschaften. Daher suchen wir dringend nach einer Verstärkung, die uns tatkräftig unter die Arme greift.
Was wir von Ihnen erwarten:
  • Sicherer Umgang mit dem PC
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Absolute Zuverlässigkeit
  • Teamgeist
  • Belastbarkeit
  • PKW und Führerschein
Was Sie von uns erwarten dürfen:
  • eine interessante und abwechslungsreiche Arbeit
  • eine leistungsgerechte Entlohnung
  • ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • ein tolles und motiviertes Team
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