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Die Schulsekretärin arbeitet im Büro einer Schule und ist für viele verschiedene Aufgaben zuständig.
Sie regelt den Besucherverkehr, vereinbart Termine für Lehrer und den Direktor, schreibt Briefe und verwaltet das Archiv der Zeugnisse und sonstigen Papiere, die mit dem Schulalltag zu tun haben.
Zusätzlich organisiert sie die Ein- und Ausschulungen.
Fakten zur Schulsekretärin
Man kann den Beruf der SchulsekretärIn nicht in einer Ausbildung erlernen, sondern sich nur durch Berufserfahrung für diesen Bereich spezialisieren. Eine kaufmännische Ausbildung sollte in jedem Fall vorhanden sein. Dies legt das Grundwissen für die Arbeit im schulischen Sektor.
Bausteine einer Stellenbeschreibung Schulsekretärin
Die Stellenausschreibung zur Schulsekretärin / zum Schulsekretär findet meist intern statt, kann aber selbstverständlich auch öffentlich durchgeführt werden.
In der Stellenbeschreibung sollten auf jeden Fall die wichtigsten Daten für dieses Berufsbild enthalten sein, damit sich eventuelle Bewerber einen Eindruck von den zu erwartenden Aufgaben machen können.
1. Bezeichnung der Stellenausschreibung
Schulsekretärin m/w/d
2. Aufgabengebiete und Funktionen
Die Schulsekretärin hat sehr viele verschiedene Aufgaben, die je nach Schulform andere Ausmaße annehmen, aber dennoch eine große Schnittmenge besitzen. Sie arbeitet in der Verwaltung, als auch im Empfang von Besuchern, sowie als Ansprechpartnerin für die Schüler und Kollegen.
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Die Hauptaufgabengebiete einer Schulsekretärin sind:
- Vereinbarung von Terminen für Elterngespräche
- Vorbereitung der Zeugnisse
- Verwaltung des Archivs
- Allgemeine Schreibarbeiten
- Nachhalten von schulärztlichen Untersuchungen
- Telefondienst
Die Hauptaufgaben im Detail
| Tätigkeit | Beschreibung |
|---|---|
| Vereinbarung von Termin für Elterngespräche | Die Mitarbeiterin kümmert sich um Termine, die Eltern gerne mit bestimmten Lehrern vereinbart haben möchten. Diese werden entsprechend dem Dienstplan des jeweiligen Lehrers in Freistunden gelegt. |
| Vorbereitung der Zeugnisse | Die Mitarbeiterin führt vorbereitende Arbeiten an den Zeugnissen durch, so dass die Lehrer nur noch die Noten eintragen müssen. |
| Verwaltung des Archivs | Sämtliche Noten und Daten zu Schülern werden in der Schule in einem Archiv festgehalten, welches von der Mitarbeiterin verwaltet wird. |
| Allgemeine Schreibarbeiten | Die Mitarbeiterin führt den üblichen Schriftwechsel mit Ämtern, Lehrern und Eltern. |
| Nachhalten von schulärztlichen Untersuchungen | Die Schulsekretärin prüft, ob schulärztliche Untersuchen stattgefunden haben und führt die entsprechenden Dokumente. |
| Telefondienst | In den allgemeinen Sprechzeiten ist die Schulsekretärin für die Entgegennahme aller Anrufe und ggf. die Weiterverbindung zuständig. |
3. Ziele der Aufgabengebiete
Die Arbeit der Schulsekretärin hat viele Zielsetzungen.
Zu den wichtigsten Zielen zählen:
- Reibungsloser Ablauf des Schulalltags
- Einhaltung der Vorgaben des Schulministeriums
- Entlastung von Direktor und Lehrkräften
- Kommunikation der Schule nach außen
4. Einsatzgebiete des Schulsekretärin
Die Schulsekretärin kann in vielen verschiedenen Positionen arbeiten. Sie hat die nötigen Fähigkeiten, um sowohl in der Planung, als auch in der Sachbearbeitung zu arbeiten.
Zu den Positionen gehören:
- Planung
- Verwaltung
- Dokumentation
- Vorbereitung
5. Fachliche und persönliche Voraussetzungen
Eine Schulsekretärin hat durch ihre kaufmännische Ausbildung die Grundkenntnisse, die man für diesen Job benötigt.
Hiermit ist sie in der Lage, ihre Fähigkeiten auf fachlicher und persönlicher Basis für die Aufgaben einzusetzen.
Persönliche Kompetenzen sind:
- Belastbarkeit
- Organisationstalent
- Zuverlässigkeit
- Fähigkeit auf Menschen einzugehen
- Kommunikationsfähigkeit
- soziales Denken
- logisches Denken
- bildungstechnisches Denken
Fachliche Kompetenzen sind:
- Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- Kenntnisse in der Bildungsrichtlinie
- Kenntnisse in der Verwaltung
- Kenntnisse in der Sachbearbeitung
Muster einer Stellenausschreibung für eine Schulsekretärin
Für unsere Gemeinschaftsgrundschule suchen wir eine berufserfahreneSchulsekretärin m/w/d
zur Übernahme verschiedener Aufgaben aus dem Bereich Verwaltung und Planung. Unsere Grundschule mit knapp 400 Schülern legt die bildungstechnischen Grundsteine für die persönliche Weiterentwicklung eines jeden Kindes. Wir beschäftigen mehr als 20 Lehrer, die in unterschiedlichen Bereichen Lehren und das benötigte Wissen vermitteln. Für unser Büro suchen wir ab sofort eine zuverlässige Sekretärin für die Übernahme der üblichen schulischen Verwaltungsarbeiten.
Was wir von Ihnen erwarten:
- Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- Kenntnisse in der Bildungsrichtlinie
- Kenntnisse in der Verwaltung
- Kenntnisse in der Sachbearbeitung
- Belastbarkeit
- Organisationstalent
- Zuverlässigkeit
- Fähigkeit auf Menschen einzugehen
- Kommunikationsfähigkeit
- soziales Denken
- logisches Denken
- bildungstechnisches Denken
Was Sie von uns erwarten dürfen:
- eine zukunftsichere Arbeitsstelle
- eine interessante und abwechslungsreiche Arbeit
- eine tarifliche Entlohnung
- flexible Arbeitszeiten
- ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
- ein tolles und motiviertes Team
- Sonderzahlungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld
Wenn Sie den schulischen Ablauf und die damit verbundenen Tätigkeiten gerne ausführen und auch bereits erste Erfahrungen in diesem Bereich sammeln konnten, würden wir uns sehr freuen, wenn Sie uns eine vollständige Bewerbung zusenden. Sobald wir Ihre Unterlage gesichtet haben, kommen wir wieder auf Sie zu.
Einzelnachweise und Quellen
- Bundesagentur für Arbeit: BERUFENET »
- Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung: BERUFE im Spiegel der Statistik »
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