Frisch Selbstständigen, oft Kleinunternehmern, graut es vor den Regeln und Vorschriften im Rechnungswesen.

Oft ist dieses Grauen zu Unrecht, da ihre Dienstleistungen sich in einer Kleinbetragsrechnung zusammenfassen lassen.

Kleinbetragsrechnungen sind alle geringfügigen Beträge aus Rechnungen bis einschließlich 250 Euro. Die Umsatzsteuer ist darin bereits enthalten.


Die Vorschriften bei der Kleinbetragsrechnung

Kleinbetragsrechnung

Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer müssen nach geltendem Umsatzsteuerrecht genau so auf jeder Rechnung enthalten sein wie eine gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer oder der Hinweis darauf, weshalb dem nicht so ist.

Außerdem müssen viele weitere Vorschriften eingehalten werden. Etwa müssen Rechnungssteller und Empfänger klar erkennbar sein, Rechnungen müssen fortlaufend nummeriert sein und die Liste der einzuhaltenden Details ginge noch weiter.

Kleinbetragsrechnung – Der Name täuscht

Wer sich selbstständig macht, etwa mit einer Nähstube im eigenen Haushalt um das Familieneinkommen etwas aufzubessern, scheut diese bürokratischen Stolpersteine oft zu Unrecht.

Denn der Gesetzgeber hat die Ausnahme der Kleinbetragsrechnung für eben jene Fälle geschaffen, um den Aufwand bei der Rechnungsstellung in einem vernünftigen Verhältnis zum Betrag zu belassen.

Die Nähstube als Beispiel wird kaum Rechnungen über einem Betrag von 150 Euro ausstellen. Hier ist ein Umsatz dieser Größe schon viel Geld. Und alles darunter zählt man noch zur Kleinbetragsrechnung.

Was muss bei der Kleinbetragsrechnung dennoch eingehalten werden?

Bei Rechnungen über kleine Beträge bis 250 Euro sind die formalen umsatzsteuerlichen Vorschriften gelockert. Eine solche Kleinbetragsrechnung enthält weniger Angaben als eine herkömmliche Rechnung. Folgende Aspekte darf laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung in einer Kleinbetragsrechnung nicht fehlen:

  • vollständiger Name des Dienstleisters,
  • vollständige Anschrift des Dienstleisters,
  • Art und Umfang der Leistung oder Lieferung,
  • Datum der Ausstellung,
  • Umsatzsteuersatz, der anzuwenden ist (beispielsweise 19%) oder Hinweis auf Steuerbefreiung.

Einige Angaben können bei einer Kleinbetragsrechnung weggelassen werden. Dazu gehören unter anderem der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers, die fortlaufende Rechnungsnummer, die Umsatzsteuer Identifikationsnummer, der Leistungs- beziehungsweise Lieferzeitraum, das Netto-Entgelt und der darauf anfallende Betrag der Steuer.

Vorsteuer für Kleinbetragsrechnung

Als Unternehmer werden mit der Zeit eine Menge Kleinbetragsrechnungen für die Steuer gesammelt. Dazu gehören zum Beispiel Fahrscheine, Taxi-Quittungen und Kassenbons. Für diese Ausgaben können die Unternehmer vom Finanzamt die Vorsteuer zurückholen. Eine ordentliche Erfassung dieser Rechnungen ist notwendig.

  • Auf der Rechnung für die Kleinbeträge muss entweder der Name des Unternehmers stehen oder es darf kein Empfänger aufgeführt sein. Ansonsten ist der Vorsteuerabzug rechtswidrig.

Gerade bei Selbständigen, die sehr viele Bewirtungsbelege abrechnen, führt das Finanzamt häufig einzelne Kontrollen durch. Auf der sicheren Seite ist der Selbständige, wenn mit der EC- oder Kreditkarte gezahlt wird. Wie bei normalen Rechnungen auch, müssen Kleinbetragsrechnungen aufbewahrt werden. Es reichen allerdings auch Kopien von diesen Kleinbetragsrechnungen. Diese Kopien müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.


Einzelnachweise

Umsatzsteuer; § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) - Rechnungen über Kleinbeträge »
Bornhofen, Manfred / Bornhofen, Martin C.: Steuerlehre 1 Rechtslage 2017: Allgemeines Steuerrecht, Abgabenordnung, Umsatzsteuer »
Ratasiewicz, Danuta: Schnelleinstieg Finanzbuchhaltung »


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