Belege für die Steuererklärung

Bei der Steuererklärung verfährt das Finanzamt nach der Devise 'Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser'.

Es ist deshalb notwendig, alle gemachten Angaben auch durch Belege zu beweisen. Fehlen diese Nachweise, kann das Amt diese nachfordern oder die gemachten Angaben anzweifeln.

Aber auch der Steuerpflichtige hat ein Interesse daran, die Nachweise zu sammeln und mit der Steuererklärung einzureichen, denn sie können ihm zum Vorteilen gereichen. Insgesamt gibt es drei Belegarten, die für die Einkommensteuererklärung von Bedeutung sind:

Welche Belege zählen zu den Einkommensnachweisen?

In der Steuererklärung ist man verpflichtet, alle Einkünfte anzugeben. Allerdings ist man ebenso verpflichtet, Nachweise anzutreten, dass man tatsächlich nur die angegebene Summe und nicht mehr verdient hat. Entsprechende Belege sind:

  • Kontoauszüge
  • Jahreslohnsteuerbescheid
  • Rechnungen
  • Sonstige Abrechnungen

Die Bescheinigungen können im Original abgegeben werden, da sie zurückgesandt werden. Zum Beispiel bei Nachweisen über Zinseinkünfte verlangt das Finanzamt ohnehin das Original.

Welche Belege zählen zu den Steuernachweisen?

Die Nachweise über bereits gezahlte Steuern gehören zu den Belegen, die häufig vergessen werden. Dies sollte unbedingt vermieden werden, denn in diesem Fall kalkuliert das Finanzamt zum Nachteil der Steuerpflichtigen. Zu den Steuernachweisen gehören:

  • Lohnsteuerbescheide
  • Abrechnungen von Banken über die gezahlte Kapitalertragssteuer
  • Kontoauszüge
  • Sonstige Abrechnungen

Welche Belege zählen zu den Ausgabennachweisen?

Die Ausgabenachweise sind mit Abstand am umfangreichsten. Sie belegen die geleisteten Werbungskosten und rechtfertigen damit den entsprechenden Steuerabzug. Zudem fallen auch Spenden unter diese Kategorie. Zu diesen Nachweisen gehören:

  • Quittungen
  • Rechnungen
  • Jede Form von Bescheinigung (Parkzettel, Kassenzettel)
  • Kaufvertrag
  • Kontoauszug
  • Abrechnung
  • Jedes Dokument, das steuerlich erhebliche Tatsachen im Bereich der Ausgaben nachweist

Welchen Form und Inhalt sollten die Nachweise haben?

Es gibt fast keine genauen Vorschriften darüber, welche Inhalte sich auf auf den Belegen für die Steuererklärung finden muss. Lediglich eine Ausnahme muss erwähnt werden: Bei den Ausgabenachweisen muss sich ein Empfänger auf den Dokumenten befinden. Fehlt dieser, so darf das Finanzamt den entsprechenden Betrag streichen.

Ansonsten gilt: Transparenz ist das oberste Gebot. Der Nachweis, der durch das entsprechende Dokument angetreten werden soll, muss sofort ersichtlich sein.

Deshalb sollte man darauf achten, dass die Beschreibungen nicht zu allgemein gehalten sind, sondern spezifisch Auskunft erteilen: Wer als Handwerker neue Waren einkauft, sollte nicht 'Ersatzteile' auf der Quittung vermerken, sondern spezifisch auflisten lassen, was er genau bezahlt.

Je genauer die Nachweise, desto eher werden diese ohne Probleme vom Amt für die Steuererklärung akzeptiert.

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