Steuererklärung Fahrtkosten Selbstständige

Selbstständige und Freiberufler sind in der Regel viel unterwegs. Termine mit Kunden, persönliche Treffen mit Lieferanten oder das Beaufsichtigen der Beschäftigten im Außendienst – pro Jahr kommen hier schnell mehrere zehntausend Kilometer zusammen.

Werden diese mit einem Firmenwagen zurückgelegt, sind die Regelungen meist klar. Wie verhält es sich mit Fahrten, die im privaten Pkw erledigt werden? Wie müssen Selbstständige diese Fahrtkosten in der Steuererklärung behandeln?

Fahrtkosten nicht immer Betriebsausgabe

Im Zusammenhang mit Fahrtkosten gelten besondere Regelungen. Dies betrifft auch die Unterscheidung, ob es sich um eine Betriebsausgabe handelt oder nicht.

Hintergrund: Im Steuerrecht wird zwischen Fahrten zum regelmäßigen Einsatzort, dem Arbeitsmittelpunkt, und anderen betrieblich veranlassten Fahrten unterschieden.

Nutzt der Selbstständige seinen Pkw für die Fahrt ins Büro, greift ein Ansatz der gefahrenen Kilometer auf Basis der Entfernungspauschale. Diese sind auf die einfache Entfernung begrenzt. Abgerechnet werden können:

  • nur ganze Kilometer zu
  • 30 Cent je Kilometer.

Selbstständige sind in diesem Zusammenhang den Arbeitnehmern gleichgestellt. In der Steuererklärung kann ein anderer Ansatz verfolgt werden – wenn öffentliche Verkehrsmittel genutzt werden. Sind hier höhere Kosten tatsächlich nachweisbar, kann deren Ansatz als Fahrtkosten erfolgen.

Fahrtkosten für Selbständige als Betriebsausgabe

Wie sieht die Situation bei Fahrten aus, die vom Büro aus erledigt werden? Hier kommt ein Ansatz im Rahmen der Steuererklärung als Betriebsausgaben in Frage.

Dabei ist allerdings zu berücksichtigen, welche Stellung das Fahrzeug genießt. Bei über 50 Prozent betrieblicher Nutzung ist es Betriebsvermögen, unter 10 Prozent gehört es zum Privatvermögen.

Liegt der Selbstständige dazwischen, greift ein Wahlrecht. Sofern es sich um Betriebsvermögen handelt, können Benzin oder Diesel als Betriebsausgabe - anhand der vorliegenden Rechnungen - in der Steuererklärung angesetzt werden.

Sofern der Pkw privat bleibt, greift der Ansatz über die gefahrenen Kilometer und die pauschale Angabe mit 30 Cent.


Bei mehreren Tätigkeitsstellen erlaubt der Bundesfinanzhof mit einem Urteil den Ansatz der tatsächlichen Kilometer. Der Verweis auf die Entfernungspauschale greift für Selbstständige hier nicht.

Egal, ob die tatsächlichen Fahrtkosten oder die Kilometerpauschale ins Auge gefasst werden – Fahrtkosten müssen um den privaten Anteil gemindert werden. Daher kommen Unternehmer für die Steuererklärung allgemein an der Führung eines Fahrtenbuchs nicht vorbei.

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