Wer für sein Unternehmen Dienstfahrzeuge anschafft und sie betrieblich nutzt, der ist laut Gesetzgeber dazu verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Bezüglich der Fahrtenbuchmethode schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor.

Allerdings werden zunehmend elektronische Fahrtenbücher mit GPS-System verwendet, da sie mit deutlich weniger Aufwand zu führen sind. Rechtsgrundlage ist vor allem § 6 Einkommenssteuergesetz (EStG).

Fahrtenbuch führen für das Finanzamt

Die steuerliche Behandlung der Nutzung eines Fahrzeugs kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Beide Besteuerungsarten sind zulässig. Man kann wählen zwischen:

  • pauschaler Besteuerung (1 %-Regelung): dabei wird monatlich ein Prozent des Fahrzeug-Brutto-Listenpreises versteuert
  • genaue Versteuerung nach Fahrtenbuch: der Geldwerte Vorteil wird auf Grundlage der Eintragungen ermittelt und versteuert

Welche Variante die bessere ist, muss der Unternehmer selbst entscheiden. Meist ergibt sich bei der Verwendung eines Fahrtenbuches ein deutlich niedrigerer Betrag. Wichtig ist, dass bei der Besteuerung berücksichtigt wird, in welchem Maße das Fahrzeug für private Zwecke verwendet wird und in welchem Umfang es betrieblich genutzt wird.

Diese beiden Verwendungsarten können durch ein handschriftliches oder elektronisches Fahrtenbuch gut voneinander getrennt werden.

Die Finanzbehörde prüft sehr genau die unterschiedlichen Anlässe der Fahrten.

Fahrtenbuch - Beispielrechnung

Ein einfaches Beispiel kann zeigen, welche Angaben für das Finanzamt ausschlaggebend und Basis für die Besteuerung sind. Nimmt man an, für ein betrieblich genutztes, zum Betriebsvermögen gehörendes Fahrzeug wird ein Fahrtenbuch geführt, dann sind folgende Zahlen wichtig:

  • Kosten für das Fahrzeug 12.000 € (pro Jahr)
  • 30.000 km Gesamtfahrleistung (Aufzeichnungen laut Fahrtenbuch: je 10.000 km Privatnutzung, Fahrten Wohnung-Betrieb sowie reine Betriebsfahrten)
  • Anteil der betrieblichen Nutzung liegt also bei 66 % (30.000 km - 10.000 km für Privatnutzung)
  • 2/3 von 12.000 € = 8.000 € (diese zwei Drittel können als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden)
  • Damit das Finanzamt die Angaben aus einem solchen Buch anerkennt, müssen bestimmte Angaben enthalten sein. Einfach auf Zettel notierte Zahlen werden nicht berücksichtigt. Die Seiten aus einem Fahrtenbuch sollten als Teile eines solches Buches erkennbar sein. Dazu gibt es Mindestanforderungen

Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Wer ein Buch über seine Fahrten führt und die enthaltenen Angaben beim Finanzamt einreichen möchte, sollte darauf achten, dass das Buch zumindest die Minimalanforderungen erfüllt. So sollte es sich im Idealfall um ein gebundenes bzw. geschlossenes Format handeln.

Immer beliebter wird das elektronische Fahrtenbuch, bei dem keinerlei handschriftliche Aufzeichnungen mehr notwendig sind. Solche elektronischen Fahrtenbücher dürfen keine Möglichkeit zur nachträglichen Veränderung bieten. Als wichtigste Angaben in einem Fahrtenbuch für ein betrieblich genutztes Fahrzeug gelten:

  • Kennzeichen des Fahrzeugs
  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
  • Kilometerstand am Ende der Fahrt
  • Start- und Zielort
  • Anlass der Fahrt (z. B. Verkaufsgespräch, Beratungsgespräch, Kundenbesuch)
  • Route (wird durch das elektronische Fahrtenbuch via GPS erstellt)

Wenn man elektronische Fahrtenbücher verwendet, kann man einen entsprechenden Bericht einfach über seinen Computer herunterladen und ausdrucken. Bei diesen Fahrtenbüchern können die Daten einfach vom Gerät im Fahrzeug mithilfe von Bluetooth und spezieller Apps an den Heimcomputer übermittelt werden.


Quellen

Einkommenssteuergesetz (EStG) § 6 »
König, Werner: Fahrtenbuch für Plug-in-Hybride und Elektrofahrzeuge »
Arndt, Thomas: Einkommensteuererklärung 2017 Kompakt »


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