Die 5 wichtigsten Fakten über die Stellenbeschreibung
- Eine Stellenbeschreibung ist eine personenneutrale Ausschreibung einer bestimmten Arbeitsstelle.
- Eine Stellenbeschreibung muss nicht öffentlich sein, sie kann auch intern ausgeschrieben werden.
- Je genauer die Stellenbeschreibung, desto größer die Chance den perfekten Bewerber zu finden.
- Die Stellenbeschreibung kann als rechtsgültiges Dokument behandelt werden.
- Eine korrekte Stellenbeschreibung berücksichtigt das Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Die Stellenbeschreibung ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Personalsuche.
Man versteht unter dem Begriff eine personenneutrale, schriftliche Ausschreibung einer Arbeitsstelle hinsichtlich ihrer Arbeitsziele, Aufgaben, Kompetenzen und Beziehungen zu anderen Stellen.
Zu beachten ist dabei, dass eine Stellenbeschreibung ausschließlich für einzelne Stellen erstellt wird, niemals für gesamte Bereiche.
Andere Bezeichnungen für eine Stellenbeschreibung:
- Arbeitsplatzbeschreibung
- Aufgabenbeschreibung / Tätigkeitsbeschreibung
- Englisch: job description
- International: Assignment Brief (im Personalvermittlungsbereich)
Die Abgrenzung gegenüber einem sogenannten 'Besetzungsbild' liegt in der Ausführlichkeit der Darstellung. Die Inhalte der Stellenbeschreibung sind zudem häufig identisch mit denen der Tätigkeitsbeschreibung, die als Grundlage für Arbeitsverträge verwendet wird.
Stellenbeschreibung nach Berufen
Kurzinhalt/Gliederung:
Die Inhalte von Stellenbeschreibungen können in Literatur und Praxis sowie von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Ihre inhaltliche und formelle Gestaltung ist variabel, jedoch sollte man sich bei der inhaltlichen Gliederung zunächst an den fünf W-Fragen orientieren.
Die 5-W-Fragen:
- Wir sind
- Wir suchen
- Wir erwarten
- Wir bieten
- Wir bitten um
Üblicherweise wird eine Stellenbeschreibung in Zusammenarbeit des Stelleninhabers mit seinem Vorgesetzten verfasst sowie mit den Unterschriften des Erstellers, des Stelleninhabers und des Vorgesetzten abgeschlossen.
Professionelle Stellenbeschreibungen enthalten zudem Hinweise zur Leistungserwartung und bieten somit den Vorgesetzten sowie den Stelleninhabern eine objektive Grundlage für die Leistungsbeurteilung. Diese werden dann zur Formulierung von Anforderungsprofilen verwendet.
Externe vs. interne Stellenausschreibung
Zudem gibt es eine Unterscheidung zwischen einer 'externen' und einer 'internen' Stellenausschreibung - je nachdem, ob man die Stelle intern, das heißt innerhalb der Firma, neu besetzen möchte oder ob man jemand Externes, der von außerhalb der Firma kommt, sucht.
Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der Bestandteile einer 'externen' und einer 'internen' Stellenbeschreibung. Im Großen und Ganzen ähneln sich diese Stellenbeschreibungen natürlich sehr, es gibt jedoch auch einige feine Unterschiede.
| Externe Stellenbeschreibung | Interne Stellenbeschreibung |
|---|---|
| Stellenbezeichnung | Stellenbezeichnung |
| Vorstellung des Unternehmens (Standort, Größe, Mitarbeiteranzahl, evtl. Firmenphilosophie) | Einordnung in die Organisationsstruktur des Unternehmens (Vorgesetzte/Untergestellte, Stellvertreter) |
| Tätigkeitsbeschreibung (allgemeine Aufgabenbereiche, Hauptaufgabe) | Entscheidungsgewalt |
| Anforderungsprofil des Bewerbers/der Bewerberin (Ausbildung/Studium, Erfahrungen, Kompetenzen) | Anforderungen an den Stelleninhaber/die Stelleninhaberin |
| Erwartungen und Zielvorgaben | Tätigkeitsbeschreibung (Zielsetzung/Hauptaufgabe, weitere Aufgaben/Fachaufgaben/bes. Aufgaben u. personenbezogene Aufgaben) |
| Arbeitsbedingungen (z.B. Arbeitszeit) | Kompetenzen und Pflichten |
| Weiterbildungs-/Entwicklungsmaßnahmen | Zusammenarbeit mit anderen Stellen |
| Leistungen (Gehalt etc.) | Weiterbildungsmöglichkeiten |
| Kontaktdaten/Adresse, Eintrittstermin, erforderliche Bewerbungsunterlagen | Allgemeines |
Form/Layout:
Bei der Form bzw. dem Layout der Stellenbeschreibung sollte man beachten, dass das Wichtigste natürlich der Text ist. Ein ansprechendes Layout wirkt nur unterstützend zum Text.
Der Text sollte relativ kurz gehalten und natürlich gut verständlich geschrieben sein. Die Formulierung sollte klar, einfach und unmissverständlich sein! Die Stellenbeschreibung muss eindeutig verfasst werden, damit gewährleistet ist, dass jeder Mitarbeiter seine Aufgaben, Kompetenzen und Pflichten kennt und damit der Mitarbeiter weiß, welche Ziele er erreichen muss.
Wichtig ist zudem, dass an erster Stelle das Firmenlogo erscheint, denn darüber transportiert man das Firmenimage nach außen und es wird ein Wiedererkennungswert geschaffen.
Man kann auch mit Fotos arbeiten, um den Text anschaulicher zu gestalten, allerdings sollte man hierbei darauf achten, dass man die Stellenbeschreibung nicht überfrachtet.
Warum eine Stellenbeschreibung?
In einem Unternehmen stellt ein Arbeitsplatz die kleinste Einheit der Organisation dar.
Eine Stellenbeschreibung wird hauptsächlich erstellt, um die Arbeitsstelle hinsichtlich ihrer Ziele, Aufgaben, Kompetenzen und Pflichten näher zu erläutern.
Weitere Funktionen einer Stellenbeschreibung
- In erster Linie dient sie zur besseren und einfacheren Auswahl von Bewerbern auf eine freie Stelle, da sie die dafür relevanten Anforderungen enthält.
Aber auch bei bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen können Stellenbeschreibungen hilfreich sein:
- zum Beispiel, wenn es um die Ausstellung von Arbeitszeugnissen geht, da sämtliche Tätigkeiten und Kompetenzen dort festgehalten werden
- oder zur Überprüfung eines Mitarbeiters, wenn man nachschauen möchte, in wieweit der Stelleninhaber die Anforderungen erfüllt
Weitere wichtige Informationen über die Stellenbeschreibung
Wenn man eine Stellenbeschreibung formuliert, sollte man beachten, dass dies als rechtsgültiges Dokument behandelt werden kann.
Deshalb sollte man auf jeden Fall das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) berücksichtigen - das heißt, dass man Hinweise auf Eigenschaften wie das Geschlecht, das Alter, die Religion oder die ethnische Herkunft vermeiden sollte. Im Zweifelsfall kann man einen Rechtsberater hinzuziehen.
Zudem sollte man bedenken, dass eine Stellenbeschreibung immer einen augenblicklichen Zustand beschreibt. Deshalb sollte sie nur so lange gültig sein, wie sie die Realität widerspiegelt.