Lohnabrechnung als Dienstleistung vom Steuerberater

Ein Artikel von Melanie Vahland

Wer in einem Beschäftigungsverhältnis steht, erhält von seinem Arbeitgeber jeden Monat eine Lohnabrechnung. Die Rechtsgrundlage bildet § 108 GewO (Gewerbeordnung) nach der Arbeitgeber verpflichtet sind, ihren Mitarbeitern eine solche Abrechnung zur Verfügung zu stellen.

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Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung ist ein vom Gesetzgeber vorgeschriebenes Dokument, das vom Arbeitgeber zu erstellen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine Lohnabrechnung den an sich selbst gezahlten Lohn des Unternehmers dokumentiert, oder ob sie sich auf das Gehalt eines Mitarbeiters bezieht.

Die Lohnabrechnung umfasst stets einen festgelegten Zeitraum. In der Regel beträgt dieser einen Monat und die Abrechnung bezieht sich auf eine einzige Person. Selbst bei gleicher Höhe des Lohns ist der Arbeitgeber verpflichtet, jedem Angestellten eine personalisierte, genau zuzuordnende Lohnabrechnung zu erstellen.

Was muss auf der Lohnabrechnung stehen?

Der Inhalt der Lohnabrechnung ist vom Gesetzgeber definiert worden. Es müssen bestimmte Angaben enthalten sein, die Aufschluss über die Zusammensetzung des Lohns geben. Dazu gehören vor allem:

Es handelt sich also im Grunde um eine Aufgliederung, aus welchen Bestandteilen der Lohn bzw. das Gehalt besteht, immer bezogen auf einen bestimmten Zeitraum.

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Lohnabrechnung erstellen lassen vom Steuerberater

Es gibt Vor- und auch Nachteile, wenn man die Lohnabrechnung als Dienstleistung vom Steuerberater erstellen lässt, vor allem gegenüber Lohnabrechnungsprogrammen. Die Vorteile sind für viele Unternehmen der Grund für ein derartiges Outsourcing, die Nachteile sollten aber vor einer Entscheidung zumindest bedacht werden.

Zu den größten Vorteilen einer Lohnabrechnung vom Steuerberater gehört die Zeit- und Kostenersparnis, denn die Erstellung von Lohnabrechnungen kann sehr zeitaufwendig sein und muss von einem Mitarbeiter durchgeführt werden, der über die notwendige Fachkenntnis verfügt. Selbst, wenn man die Abrechnungen von einem Lohnabrechnungsprogramm erstellen lässt, muss man sie hinterher noch einmal kontrollieren.

Ein Steuerberater oder eine Lohnabrechnungssoftware, kann außerdem im Bereich Personalwirtschaft vor möglichen Ausfällen schützen. Wird ein Mitarbeiter krank oder geht er in den Urlaub, kann sich die Erstellung der Lohnabrechnungen verzögern, wenn es nicht eine zweite Fachkraft im Unternehmen gibt, die seine Aufgaben übernehmen kann.

Diese Arbeit von einem Lohnabrechnungsprogramm durchführen zu lassen, birgt stets das Risiko, dass die Technik versagt und die Erstellung der Abrechnungen unmöglich wird. Hier ist man mit einem externen Steuerberater im Vorteil. Wird er selbst krank, ist er in der Regel vertraglich dazu verpflichtet, für Ersatz zu sorgen und die zugesagte Dienstleistung trotz seines Ausfalls zu erbringen.

  • Wer einen Steuerberater mit der Lohnabrechnung beauftragt, hat den Vorteil, dass er die Kontrolle über die Kosten behält, weil er nur die Dienstleistungen bucht, die er wirklich benötigt. Außerdem besitzt der Steuerberater aufgrund seiner Berufserfahrung Fachkenntnisse, auf die man zurückgreifen kann. Daher lohnt es sich für Unternehmen doppelt, mit einem Steuerfachmann zusammenzuarbeiten.

Nachteile beim Outsourcing der Lohnabrechnung können für das Unternehmen entstehen, weil man auf bisher verfügbares, internes Know-how verzichtet, ein höheres Risiko im Bereich der Datensicherheit in Kauf nimmt und mit einer größten Unsicherheit bezüglich der Haftung leben muss.

Wie läuft die Lohnabrechnung beim Steuerberater ab?

Die Voraussetzung dafür, dass der Steuerberater seine Dienstleistung im Bereich Lohnabrechnung und Personalwirtschaft erbringen kann, ist die Bereitstellung der entsprechenden Daten durch das beauftragende Unternehmen.

Dies kann mit entsprechender Software erfolgen, durch die der Steuerberater entweder Zugriff auf das unternehmenseigene Intranet erhält oder die Daten elektronisch übermittelt bekommt.

Zudem legen Unternehmen und Steuerberater gemeinsam einen Termin fest, an dem monatlich die Erstellung der Lohnabrechnungen erfolgen soll. Hat er die Abrechnungen erstellt, druckt er sie aus und sendet die Originale sowie Kopien an das Unternehmen. Dieses kann sie dann an die Mitarbeiter verteilen.

Die vom Steuerberater übernommene Dienstleistung für das beauftragende Unternehmen beinhaltet also in der Regel jeden Monat folgende Aufgaben:

  • Auswertung der vom Unternehmen übermittelten Daten
  • Erstellung der Lohnabrechnung für die Mitarbeiter sowie weiterer Berichte
  • Erstellung von Kopien
  • Sortierung der Abrechnungen nach Alphabet
  • Kuvertierung der Lohnabrechnungen und Übergabe an das Unternehmen

Über die zu erbringenden Leistungen beider Parteien wird es einen entsprechenden Vertrag geben. In einem solchen Vertragswerk werden üblicherweise die einzelnen Tätigkeiten des Steuerberaters, der Zeitraum der Zusammenarbeit, das zu leistende Honorar sowie der Umfang seiner Haftung detailliert aufgeführt. Da in diesem Bereich mit persönlichen Daten gearbeitet wird, ist bezüglich der Datensicherheit auf die Vorgaben der seit 2018 geltende DSGVO zu achten.


Quellen

  1. Gewerbeordnung (GewO) § 108 »

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