Die Stellenbeschreibung eines Sekretärs umfasst in der heutigen Zeit deutlich mehr Aufgabengebiete, als es noch vor wenigen Jahren der Fall war.
War der Sekretär noch vor kurzem eher ein reiner Befehlsempfänger, so ist er in der heutigen Zeit viel stärker in die organisatorischen Abläufe eines Unternehmens eingebunden.
Fakten zum Beruf als Sekretär
Sekretariate sind die Dreh- und Angelpunkte für Informationen und Informationsmanagement. Dementsprechend muss die Stellenausschreibung für das eigene Unternehmen stets an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.
Bausteine einer Stellenbeschreibung Sekretär
1. Bezeichnung der Stellenausschreibung:
Sekretär
2. Aufgabengebiete/Funktionen:
Die Aufgabengebiete eines Sekretärs haben sich in den letzten Jahren spürbar gewandelt. Mittlerweile werden die Dienste des Sekretärs in den unterschiedlichsten Bereichen gefordert.
Dementsprechend fallen die Aufgabengebiete einer solchen Fachkraft deutlich breiter aus, als es noch vor kurzem der Fall war.
Die Tätigkeitsgebiete umfassen unter anderem:
- Allgemeine Büro-/Officeverwaltung
- Verwaltung der Korrespondenz ( Eingang/Ausgang/Umlauf)
- Elektronische Korrespondenz
- Terminorganisation (Geschäftsführer/Abteilung)
- Schreibtätigkeit (Korrespondenz/Aktenvermerk/Berichte/Protokolle)
- Telefondienst (Outbound/Inbound)
- Sitzungen und Konferenzen vorbereiten/begleiten
- Reiseorganisation inkl. Abrechnung
- Empfang von Besuchern und Gästen
- Büromaterialien und Werbegeschenke verwalten und organisieren
- Datenbankpflege
- Erstellung von Präsentationsunterlagen und Folien
- Protokoll bei Sitzungen und Veranstaltungen
- Sekretariatsablage führen und vertrauliche Akten verwalten
- Informationsbeschaffung und Auswertung
- Statistiken anlegen/führen/interpretieren
3. Ziele der Aufgabengebiete
Ein erfolgreicher Sekretär sorgt durch seine Arbeitseinteilung und der in der Stellenbeschreibung geforderten Fachkenntnisse für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen.
Darunter fallen unter anderem:
- Strukturierte Arbeitsabläufe im Büroalltag
- Unterstützung der Geschäftsführung im Bereich Berichtswesen, Terminorganisation und Diktat
- Unterstützende Arbeit für Sachbearbeiter
- Versierte Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern in Deutsch und Englisch
- Mitarbeit bei Projekten und Informationsbeschaffung für Mitarbeiter
4. Einsatzgebiete eines Sekretärs
Als Sekretär umfasst das Aufgabengebiet je nach Unternehmen eine große Zahl verschiedener Tätigkeitsbereiche und Aufgaben.
Je nach persönlicher und fachlicher Voraussetzung können hier nach Unternehmen unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt werden.
Einige dieser Schwerpunkte sind:
- Allgemeine Büroverwaltung
- Persönliche Assistenz der Geschäftsleitung
- Allgemeines Sekretariat für das gesamte Unternehmen
- Mitarbeit in verschiedenen Abteilungen in Vertretung
- Ansprechpartner für Kunden/Geschäftspartner/Besucher
5. Fachliche und persönliche Voraussetzungen
Fachliche Voraussetzungen für die Stelle als Sekretär: Hierunter fallen alle Fähigkeiten und persönlichen Fertigkeiten, die eine solche Fachkraft in der Stellenbeschreibung ausweisen muss.
Neben den fachlichen Aspekten fallen dabei vor allem die sozialen Aspekte stark ins Gewicht.
Dies liegt am direkten und häufigen Kunden- und Mitarbeiterkontakt, bei welchem der Sekretär mit seiner sozialen Kompetenz überzeugen muss.
- Gute Rechtschreibkenntnisse
- Sehr gutes Englisch in Wort und Schrift
- Weitere Fremdsprachenkenntnisse vorteilhaft
- Organisationstalent
- Beherrschung aller gängigen Office-Anwendungen
- Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Belastbarkeit und Selbstorganisation
- Persönliche und soziale Kompetenz
Die Hauptaufgaben im Detail
| Tätigkeit | Beschreibung |
| Allgemeine Büroverwaltung | Hier muss ein Sekretär die Post bearbeiten, Briefe schreiben, Angebote erstellen, Termine vereinbaren und Telefongespräche entgegennehmen. |
| Assistenz der Geschäftsleitung | Hier werden Termine vereinbart, Präsentationen vorbereitet, Geschäftsreisen gebucht, Daten aufbereitet und entsprechend dargestellt sowie Arbeitsabläufe organisiert. |
| Sekretariat für das gesamte Unternehmen | Ein Sekretär, der für sämtliche Abläufe in einem Unternehmen zuständig ist, muss die innerbetriebliche Post bearbeiten, Kundengespräche entgegennehmen und an die entsprechende Abteilung weiterleiten, Terminwünsche umsetzen, Geschäftsreisen buchen, Daten in das Firmennetzwerk eingeben, damit diese jedem zur Verfügung stehen, Besucher empfangen und diese zu den jeweiligen Abteilungen führen und sich um nahezu jede administratorische Aufgabe kümmern, die keiner Fachabteilung zugewiesen werden kann. |
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