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GoBD bedeutet: "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie beschreibt gesetzliche Vorgaben bezüglich der geltenden Aufbewahrungs- und Buchführungsregeln.
Inhaltsverzeichnis:
Die GoBD hat Auswirkungen auf alle Unternehmen, die eine digitale Buchführung nutzen sowie andere digitale Geschäftsprozesse anwenden. Seit November 2014 bestehen neue Richtlinien zur GoBD.
Die bis zur Neuordnung geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) wurden durch die GoBD ersetzt und sind somit ungültig.
Was bedeutet die GoBD in der Praxis für Unternehmen?
Wichtige Anforderungen und Vorschriften ergaben sich hauptsächlich bezüglich des digitalen Austauschs, der Verarbeitung sowie der Archivierung elektronisch ausgefertigter Rechnungen. Für alle Datensätze, Belege und Prozesse, die steuerrechtlich von Bedeutung sind, haben folgende Neuerungen Relevanz:
- Maßgaben zur Datensicherheit (Schutz vor unberechtigtem Zugriff oder gar Verlust)
- Vorgaben zur Unveränderlichkeit (nur kenntlich gemachte Daten dürfen überschrieben, verändert oder ersetzt werden)
- Vorschriften zur Ordnungsmäßigkeit (Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Korrektheit sowie Zeitnähe und Unveränderbarkeit aller für Buchungen relevanter Datensätze)
- Maßgaben zur Aufzeichnung (für sämtliche relevanten Vorgänge hat eine korrekte zeitliche Reihenfolge sowie sachliche Gliederung vorzuliegen)
- Vorgaben zur Aufbewahrung (alle relevanten Datensätze, Daten, elektronische Unterlagen sowie elektronische Dokumente sind gemäß der geltenden Fristen im Original bzw. elektronischen Originalformat aufzubewahren)
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Neue Auflagen durch die GoBD
Neben den eben genannten Vorgaben hat die GoBD auch die Formate für aufzubewahrende Unterlagen neu geordnet. Die Pflicht zu einem Inhouse-Format bringt die Aufgabe mit sich, sämtliche von außen kommende Dokumente zusätzlich zu konvertieren und dann im Original und als Inhouse-Format zu speichern.
Nicht neu ist die Verpflichtung für jedes Unternehmen, der Finanzverwaltung Zugang zu sämtlichen Daten der Anlagen-, Finanz- sowie Lohnbuchhaltung, inklusive Verknüpfungen und Stammdaten, zu gewähren. Hier unterscheidet die Finanzverwaltung zwischen dem direkten oder mittelbaren Zugriff bzw. der Datenträgerüberlassung.
Manche Vorgabe der neuen GoBD wirft Fragen auf, die es zu klären gilt. Immer wieder taucht als Beispiel die Mail mit einer angehängten Rechnung auf. Die Frage lautet, ob das Unternehmen lediglich das Rechnungsdokument, also das angehängte Attachement, archivieren muss oder gleich die ganze Mail. Laut GoBD ist die Mail selbst wie ein Briefumschlag zu behandeln und kann gelöscht werden, da sie keine Inhalte enthält, die für die Buchung relevant sind.
Mit der Klärung solcher und ähnlicher Fragen sorgt die vom Bundesministerium für Finanzen -BMF- und der Finanzverwaltung weiterentwickelte GoBD für eine klarere Struktur und vorgegebene Verfahrensweisen bezüglich der Datenspeicherung und Datenweitergabe in Unternehmen. Die IT-Abteilungen jedes Unternehmens haben damit klare Vorgaben, die sie in die bisherigen, elektronischen Geschäftsprozesse nur noch implementieren müssen.
Quellen
- Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit: Was bedeutet GoBD? >>
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