Firmenkreditkarte - was Arbeitnehmer und -geber beachten sollten

Aktualisiert am 16.10.2020 16:22 von Melanie Vahland

Wenn Mitarbeiter dienstlich außerhalb unterwegs sind, etwa für Beratungsgespräche bei Kunden oder Meetings mit Geschäftspartnern des Unternehmens, benötigen sie finanzielle Mittel.

Sie müssen Fahrt- und Übernachtungskosten begleichen oder benötigen Geld für sonstige dienstlich bedingte Ausgaben. Eine Firmenkreditkarte kann hier ein hilfreiches Mittel sein.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Vorteile
  2. Konditionen
  3. Arten
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Vorteile einer Firmenkreditkarte

Die Nutzung einer Firmenkreditkarte durch bestimmte Mitarbeiter hat verschiedene Vorteile für das Unternehmen. Vor allem die folgenden Aspekte sollten bedacht werden:

Eine solche Kreditkarte lässt sich personalisieren. Das heißt, sie kann nur von dem Mitarbeiter genutzt werden, auf den sie ausgestellt ist. Die mit einer Firmenkreditkarte beglichenen Kosten lassen sich außerdem einem Vorgang zuordnen.

Durch die Nutzung einer vom Unternehmen überlassenen Kreditkarte entfällt somit das Sammeln von Belegen. Eine Firmenkreditkarte vereinfacht dadurch die Arbeit der Buchhaltung.

Es müssen vom Unternehmen keine Vorschüsse mehr an den Mitarbeiter gezahlt werden, der eine Firmenkreditkarte nutzt. Bei dienstlichen Auslandsreisen außerhalb der Europäischen Union entfällt das Wechseln von Bargeld in andere Währungen

  • Die wichtigste Aufgabe des Mitarbeiters ist die korrekte Unterscheidung zwischen privater Kreditkarte und Firmenkreditkarte. Das Vertauschen der Karten kann zu Problemen bei der Abrechnung führen, weshalb man beide Kreditkarten möglichst getrennt voneinander aufbewahren sollte, beispielsweise in zwei unterschiedlichen Geldbörsen.

Welche Konditionen gelten für die Firmenkreditkarte?

Für Corporate Cards entscheiden sich meist große Konzerne mit einer hohen Anzahl an Mitarbeitern. Die Anbieter geben dann eine große Anzahl von Firmenkreditkarten an das Unternehmen. Die Konditionen werden zwischen Anbieter und Unternehmen individuell verhandelt.

Ein Vorteil bei Corporate Cards sind zusätzliche Leistungen, die mit einer solchen Firmenkreditkarte verbunden sind, beispielsweise ein Bonus oder verschiedene Versicherungsleistungen. Zudem lassen sich durch die Nutzung der Karte entstandene Kreditkartendaten meist sehr leicht in das vom Unternehmen verwendete ERP-System übertragen, was die Buchhaltung erleichtert.

Business Kreditkarten hingegen nutzen meist Selbstständige, kleinere Unternehmen oder Freiberufler. Aufgrund der geringeren Umsätze und auch wegen der kleinen Stückzahl an Karten hat der Nutzer der Kreditkarte fast keinen Einfluss auf die ihm angebotenen Konditionen. Es besteht die Möglichkeit von Einzelabrechnungen, zusätzliche Leistungen gibt es jedoch eher selten.

Wer eine Firmenkreditkarte verwendet, der ist durch den Anbieter in der Regel abgesichert, falls die Karte verlorengeht oder gestohlen und anschließend unrechtmäßig genutzt wird. Schutzmechanismen sind z. B. ein CVC-Code, einen SecureCode (mit zusätzlicher PIN) oder ein EMV-Chip.

Welche Arten einer Firmenkreditkarte gibt es?

Es gibt für Unternehmen in der Regel die zwei bereits erwähnten Arten der Firmenkreditkarte (Corporate Card oder Business Kreditkarte), für deren Erhalt die Unternehmen jeweils andere Voraussetzungen erfüllen müssen.

Aufgrund der unterschiedlichen Konditionen sollte vor der Entscheidung für einen Kreditkartenanbieter ein Vergleich der verschiedenen Anbieter durchgeführt werden.

Solche Vergleiche kann man entweder auf entsprechenden Vergleichsportalen vornehmen oder manholt von mehreren Anbietern eigene Angebote ein, um diese dann bezüglich der Konditionen zu überprüfen. Auf Vergleichsportalen werden einem meist automatisch die günstigsten Anbieter inklusive der Boni und Kosten angezeigt, manchmal kann man seine Anforderungen eingeben und erhält eine Ergebnisliste mit möglichen Anbietern.


Quellen

  1. Schönfeld, Wolfgang / Plenker, Jürgen: Lexikon für das Lohnbüro 2018: Arbeitslohn, Lohnsteuer und Sozialversicherung von A bis Z »

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