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Die Kilometerpauschale ist ein Teil der Fahrtkosten beziehungsweise Reisekosten, die jeder Arbeitnehmer für berufliche Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug berechnen oder steuerlich geltend machen darf.
Als Rechtsgrundlage dient das Bundesreisekostengesetz (BRKG).
Was ist die Kilometerpauschale?
Die Kilometerpauschale wird angewendet, wenn der Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug für dienstlich bedingte Fahrten nutzt. Damit die daurch entstandenen Kosten nicht selbst tragen muss, hat der Gesetzgeber bestimmte Beträge festgesetzt, die der Arbeitnehmer pro Kilometer berechnen darf. Wie hoch die Pauschale ausfällt, ist vor allem abhängig von der Art des Fahrzeugs.
Mit folgenden Pauschalen darf gerechnet werden:
- 0,30€ (gilt bei der Benutzung eines Pkw) bis 20 Kilometer Entfernung.
- Seit dem 01.01.2021 dürfen ab dem 21. gefahrenem Entfernungskilometer 0,35€ pro Kilometer abgerechnet werden.
- 0,20€ (gilt für Fahrten mit anderen, motorbetriebenen Fahrzeugen)
Es werden jeweils Hin- und Rückweg einer Dienstfahrt berücksichtigt.
Angenommen ein Arbeitnehmer hat im Auftrag seines Vorgesetzten einen Termin mit einem Kunden und verwendet für diese Fahrt seinen privaten PKW. Dabei beträgt die Entfernung vom Arbeitsort zum Kunden 185 km. Der Arbeitnehmer darf dann 129,50 Euro auf Basis der Kilometerpauschale bei seinem Arbeitgeber in Rechnung stellen:
- Bei Nutzung des privaten PKWs und einer Entfernung von 185 km zum Kundentermin wird folgende Berechnung angewandt:
185km x 2 x 0,35 Euro = 129,50 Euro
Viele Unternehmen lassen die so entstandenen Fahrtkosten über ihre Buchhaltung be- und abrechnen.
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Kilometerpauschale berechnen
Kilometerpauschale in der Steuererklärung eintragen
Wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht zurückerstattet, besteht die Möglichkeit, dass die Pauschale bei der jährlichen Steuererklärung über die Werbungskosten geltend gemacht wird. Wer die Kilometerpauschale nutzt, um die Fahrtkosten für den Weg zur Arbeitsstätte steuerlich abzusetzen, der muss bedenken, dass in diesem Fall nur der einfache Weg, nicht also Hin- und Rückweg berücksichtigt werden darf. Hier unterscheidet sich die Berechnung von der bezüglich getätigter Dienstfahrten.
Wirklich von Bedeutung sind die durch die Kilometerpauschale steuerlich zu berücksichtigende Kosten erst, wenn man die Grenze von 1.000 Euro pro Jahr überschreitet.
- Faustformel: Als Arbeitsnehmer können die Fahrtkosten bei Werbungskosten immer dann angegeben werden, wenn man mindestens 16 Kilometer von seiner Arbeitsstelle entfernt wohnt und mindestens 210 Tage im Jahr arbeitet.
Die Fahrtkosten können in der jährlichen Einkommensteuererklärung nicht unter einem eigenen Punkt angegeben werden, sondern gehören in den Bereich der Werbungskosten. Da man in der Regel neben den Fahrtkosten auf Basis der Kilometerpauschale noch andere Posten geltend macht, dürfte das Überschreiten des geltenden Freibetrags für Werbungskosten kein Problem sein.
Unterschied Kilometerpauschale und Pendlerpauschale
| Kilometerpauschale | Pendlerpauschale / Entfernungspauschale |
|---|---|
| Reisekostenabrechnung (wird beim Arbeitgeber eingereicht) | kann von der Steuer abgesetzt werden |
| es zählt der Hin- und Rückweg | nur der einfache Weg wird berechnet |
| 30 Cent pro Kilometer für PKW bis 20 Kilometer 35 Cent pro Kilometer für PKW ab 21. Kilometer 20 Cent pro Kilometer für Motorrad/ Moped | 30 Cent pro Kilometer unabhängig von Fahrzeugsart |
Das Bundesinstitut für Bevölkerungsforschung untersucht regelmäßig, wie viele Deutsche täglich zur Arbeit pendeln müssen. Dabei ergab die letzte Erhebung, dass jeder vierte Arbeitnehmer mehr als eine Stunde zur Arbeit braucht. Insgesamt zählt das BiB rund 11 Millionen Deutsche zur Gruppe der Berufspendler. 27 Prozent aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer benötigen mehr als eine Stunde für den Hin- und Rückweg. Die Zahlen sind besonders in den letzten Jahren gestiegen.
Grund dafür sei unter anderem der Anstieg der berufstätigen Paare. Immer mehr hoch qualifizierte Menschen nehmen es in Kauf, lange Strecken für ihren Arbeitsweg auf sich zu nehmen. In den meisten Fällen nutzen sie dafür ihr Auto.
Einzelnachweise & Quellen
- Bundesministerium der Justiz: Bundesreisekostengesetz »
- Bundesministerium der Justiz: Werbungskosten »
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