Jeder Arbeitgeber hat für seine Arbeitnehmer Steuern in Form von Lohnsteuern zu zahlen und kann diesbezüglich durch die Finanzbehörden kontrolliert werden. Wenn eine solche Kontrolle durchgeführt wird, spricht man von einer Lohnsteueraußenprüfung.

Eine solche Überprüfung wird durch § 42f EStG (Einkommenssteuergesetz) sowie § 200 AO (Abgabenordnung) geregelt. Letztere ist Rechtsgrundlage für die Mitwirkungspflicht des kontrollierten Arbeitgebers.


Was bedeutet eine Lohnsteueraußenprüfung?

lohnsteueraussenpruefung

Wird eine Lohnsteueraußenprüfung mittels eines Verwaltungsaktes angeordnet, so erhält der Arbeitgeber Besuch von einem Mitarbeiter des Finanzamtes.

Diesem muss er sämtliche Unterlagen zugänglich machen, die zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Ausführung seiner steuerlichen Abgabepflicht relevant sind.

Weigert er sich, kann die Finanzbehörde durch Zwangsmittel gemäß § 328 AO Druck ausüben, um ihn zur Zusammenarbeit zu bewegen. Solche Zwangsmittel können sein:

  • Zwangsgeld
  • Ersatzvornahme
  • unmittelbarer Zwang

Zudem kann das Finanzamt laut § 162 AO die Besteuerungsgrundlagen auch schätzen, um bei mangelnder Kooperation festzustellen, ob die Lohnsteuer für die Arbeitnehmer korrekt abgeführt wurde. Diese kann aber, bezogen auf die Steuern, zum Nachteil des Arbeitgebers ausfallen.

Nicht nur der Arbeitgeber ist angehalten, die Lohnsteueraußenprüfung zu unterstützen, sondern auch die Arbeitnehmer. Sie haben Auskunft über Art sowie Höhe ihres Einkommens zu geben und können auch aufgefordert werden, entsprechende Bescheinigungen vorzulegen. Nach dem Abschluss der Überprüfung ist eine Abschlussbesprechung laut Gesetzgeber eine zu erfüllende Pflicht. Anschließend erstellt der Prüfer einen Prüfbericht, der dem Arbeitgeber übergeben wird.

Welche Unterlagen werden bei der Lohnsteueraußenprüfung kontrolliert?

Eine solche Überprüfung ist immer mit Zeit und Arbeit verbunden. Um sie zügig hinter sich zu bringen, kann der zu Überprüfende schon im Vorfeld alle Unterlagen bereitstellen, die der Prüfer vermutlich sehen möchte. Am besten bereitet man dies gemeinsam mit dem Steuerberater oder Buchhalter vor.

In der Regel kontrolliert der Steuerprüfer dabei die Lohnkonten und Lohnjournale, die Lohnsteuerkarten sowie Lohnabrechnungen. Meist möchte er zudem die Personalakten, Arbeitsverträge, Zusatz-vereinbarungen sowie die ganze Buchführung auf ihre Korrektheit prüfen.

Was ist bei einer Lohnsteueraußenprüfung zu beachten?

Wenn eine Prüfung angesetzt ist, erhält man etwa zwei Wochen vor dem eigentlichen Termin für die Überprüfung ein Schreiben, aus welchem man folgende Informationen entnehmen kann:

  • Termin der Steueraußenprüfung
  • Prüfungsbeginn (genaue Uhrzeit)
  • Steuerarten, die überprüft werden
  • Zeiträume, die überprüft werden
  • Name des Prüfers

Der Prüfer darf lediglich die Zeiträume überprüfen, die im Schreiben aufgelistet sind. Für den Arbeitgeber kann es sich nur positiv auswirken, wenn er bei einer anstehenden Lohnsteueraußenprüfung kooperiert. Um sich gut vorzubereiten, kann er seinen Steuerberater hinzuziehen. Dieser kann dann entweder während der Prüfung anwesend sein oder dem Prüfer per Telefon eventuell auftauchende Fragen beantworten.

Um Irritationen unter den Mitarbeitern zu verhindern, sollte der Arbeitgeber seine Belegschaft über die anstehende Lohnsteueraußenprüfung informieren. Außerdem wäre ein Hinweis sinnvoll, in der Zeit der Prüfung keinerlei kritische Bemerkungen zu machen. Selbst spaßige Äußerungen im Pausenraum haben schon zu ungeahnten Konsequenzen geführt.

Mögliche Konsequenzen einer Lohnsteueraußenprüfung

Findet der Prüfer bei der Lohnsteueraußenprüfung zu beanstandende Mängel, so kann dies für den Arbeitgeber im schlimmsten Fall ein Bußgeld- oder Strafverfahren bedeuten. Allerdings hat der Gesetzgeber dem Finanzamt die Möglichkeit eingeräumt, Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber zu treffen, die einen unklaren Sachverhalt aus der Welt schaffen. Eine solche Vereinbarung ist von beiden Parteien zu unterzeichnen und schließt weitere Ermittlungen sowie spätere Rechtsstreitigkeiten aus.

  • Eventuell ermittelte Fehlbeträge bei der Lohnsteuer kann das Finanzamt entweder vom Arbeitgeber per Nachforderungs- oder Haftungsbescheid einfordern oder sich an die Arbeitnehmer wenden und diesen einen veränderten Einkommenssteuerbescheid zusenden.

Einzelnachweise und Quellen

Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Lohnsteuer-Außenprüfung nach § 42f EStG »
Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Zwangsmittel nach § 328 AO »
Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Mitwirkungspflicht nach § 200 AO »
Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Schätzung von Besteuerungsgrundlagen § 162 AO »
Goldstein, Elmar: Betriebsprüfung für Unternehmen - inkl. Arbeitshilfen online: Digitale Steuerprüfung nach GDPdU: Vorbereitung, Ablauf, Schlussbesprechung »
Buck, Rainer / Klopfer, Marcus: Betriebsprüfung: Grundlagen, Ablauf, Prüfungsbericht »
Hausen, Carola: Crashkurs Lohn und Gehalt - inkl. Arbeitshilfen online: Grundlagen der Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Lohnsteuer »


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