Auf einer Dienstreise entstehen stets nicht vermeidbare Kosten, die als Spesen bezeichnet werden. Auf diesen Spesen bleibt der Arbeitnehmer selbstverständlich nicht sitzen, sondern kann sie gegenüber seinem Arbeitgeber oder über die Steuererklärung geltend machen. Allerdings ist es unverzichtbar, bei der Spesenabrechnung exakt zu arbeiten.

Was ist die Spesenabrechnung?

Spesenabrechnung

Spesen sind als Verpflegungsmehraufwand in zwei verschiedenen Gesetzen geregelt. Im Einkommensteuergesetz werden Spesen entweder als Betriebsausgaben oder als Werbungskosten gehandhabt. Wie mit Spesen umzugehen ist, entscheiden also:

  • der geltende Arbeitsvertrag
  • der Tarifvertrag
  • die Betriebsvereinbarung
  • die aktuelle Rechtsprechung

Insbesondere dem letzten Punkt muss Aufmerksamkeit geschenkt werden. Die aktuellen Richtersprüche sagen nämlich zweierlei: Zum einen muss der Arbeitgeber die Spesen bei einer fehlerhaften Abrechnung nicht bezahlen. Zum anderen ist eine überhöhte Spesenabrechnung ein anerkannter Grund für eine fristlose Kündigung.

Spesenabrechnung erstellen

Welche Spesen dürfen bei der Abrechnung geltend gemacht werden? Generell gilt, dass alle unausweichlichen Kosten, die im Rahmen einer Dienstreise geschehen, geltend gemacht werden dürfen.

Zur Auflistung des Verpflegungsmehraufwands gehören:

  • Beförderungskosten
  • Aufwendungen für Verpflegung
  • Ausgaben für die Unterbringung
  • Kosten für die Teilnahme an kostenpflichtigen Veranstaltungen

Entsprechend sollten alle Belege für eine genaue Spesenabrechnung sorgsam gesammelt werden.

  • Viele Firmen haben ein Standardformular für die Abrechnung, das gemeinsam mit den Belegen eingereicht werden soll.

Besonderheiten bei der Spesenabrechnung

Es gibt einige Dinge, die der Arbeitnehmer bei der Auflistung seiner Kosten für den Verpflegungsmehraufwand beachten muss.

Bei der Spesenabrechnung erlaubtBei der Spesenabrechnung nicht erlaubt
Dienstreise mit dem eigenen Wagen erledigt? Dann können die Fahrtkosten geltend gemacht werden.Absolviert man die Dienstreise beispielsweise mit dem Firmenwagen, so darf man selbstverständlich keine Beförderungskosten geltend machen. 
Hotel- oder Übernachtungskosten werden vom Arbeitgeber übernommen.Stellt der Arbeitgeber am entfernten Arbeitsort eine Firmenwohnung, können natürlich keine zusätzlichen Kosten für Hotel oder andere Unterbringung geltend gemacht werden.
Verpflegung wie Essen wird vom Arbeitgeber natürlich nachträglich erstattet.Ist eine Kantine vorhanden, in der Angestellte essen können, wird ein Essen auswärts nicht erstattet.

Spesenabrechnung und Steuererklärung

Die Spesen sind eine steuerfreie Überweisung des Arbeitgebers, da man entsprechend in Vorleistung getreten ist. Um dies dem Finanzamt aber auch deutlich zu machen, ist es unverzichtbar, die Abrechnung der Steuererklärung als Anhang beizulegen. Wie kann die Steuererklärung als Spesenabrechnung genutzt werden?

Alternativ kann die Abrechnung auch über die Steuererklärung erstellt werden. Es handelt sich im diesen Fall um Werbungskosten. Anstelle einer exakten Abrechnung können Pauschalbeträge genutzt werden.Diese gliedern sich in zwei Themengebiete:

  • Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsort
  • und Verpflegung.

Für die Dauer der Abwesenheit gelten für das Inland die folgenden Sätze: Für acht bis 24 Stunden dürfen zwölf Euro abgezogen werden, für mindestens 24 Stunden kann man 24 Euro veranschlagen und für eine Übernachtung gibt es eine Pauschale von 20 Euro.

  • Das Finanzamt akzeptiert solche Abzüge aber nur, wenn man tatsächlich abwesend war. Man sollte deshalb schon die Heimatstadt verlassen haben.

Einzelnachweise und Quellen

  1. Verpflegungsmehraufwand im Einkommensteuergesetz: Gewinnbegriff >>
  2. Verpflegungsmehraufwand im Einkommensteuergesetz: Werbungskosten >>

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